Finalement, comment mettre en place le télétravail post-COVID ?

Au début de la crise de la Covid-19, les entreprises ont été obligées par les gouvernements de mettre en place le télétravail pour assurer la sécurité de leurs employés.

À cause du manque de temps et des compétences sur le sujet, le télétravail a été fréquemment mis en place de façon non structurée, et même chaotique.

Aujourd’hui, alors que le travail hybride est devenu une norme, beaucoup de Responsables de Ressources Humaines se posent la question de comment réussir la mise en place du télétravail à long-terme, de manière durable.

Nous avons compilé quatre conseils simples pour les RH et les managers d’équipes hybrides à prendre en compte lors de la mise en place du télétravail post-COVID.

Adaptez le mode de télétravail à la culture de votre entreprise

“En parlant avec nos clients, je me suis rendu compte de la liaison forte entre la culture d’entreprise et les modalités du travail hybride choisies,” a partagé Louis de Veron, CEO de Hubtobee.

“En effet, les organisations qui supportent l’idée d’entreprise libérée et de responsabilisation personnelle passent au télétravail plus facilement et ont souvent des règles de travail à distance très personnalisées pour chaque collaborateur.”

“De la même façon, les entreprises qui mettent le bien-être de leurs salariés au cœur de leur business, vont favoriser le télétravail plus fréquent ainsi que la flexibilité de choisir individuellement les jours de travail à distance”, ajoute Louis.

“Finalement, les sociétés avec une culture très collaborative et un fort esprit d’équipe, essayent souvent d’optimiser la présence des employés au bureau pour maximiser les rencontres. Elles choisissent donc des outils collaboratifs avec un planning des présences partagé entre les coéquipiers pour gérer leur télétravail.”

Avant de mettre en œuvre le télétravail, analysez si ce mode du travail correspond à la culture de votre entreprise.

Choisissez deux ou trois valeurs les plus importantes de votre collectif. Puis, envisagez des modalités de travail hybride qui peuvent appuyer et cultiver davantage ces valeurs.

En résultera un modèle de télétravail harmonieux avec les attentes de vos collaborateurs et la vision de l’entreprise.

Donnez un cadre clair et fixe au télétravail

Le télétravail imposé en cas de force majeure, comme par la crise sanitaire, n’a pas grand-chose à voir avec le télétravail en temps ordinaire.

La mise en place du télétravail post-COVID requiert la conclusion d’un accord sur la politique de travail à distance entre le collectif et l’employeur.

Cette politique, ensuite, doit être intégrée dans un accord collectif ou formalisée dans une charte du télétravail.

Le cadre légal du télétravail doit préciser les éléments suivants :

• les conditions de transition vers le travail hybride ainsi que celles du retour à une exécution du contrat de travail sans l’option de télétravailler ;
• les modalités d’acceptation par le salarié des règles liées au télétravail ;
• le procédé de contrôle du temps de travail et de la charge de travail (incluant les plages horaires durant lesquelles il est possible de contacter le télétravailleur) ;
• les conditions spécifiques d’accès des travailleurs handicapés et des salariées enceintes à une organisation de travail en mode hybride.

Il faut par la suite bien communiquer les règles collectives et individuelles du recours au télétravail.

La charte sur le télétravail doit être mise à disposition de tous les salariés et des communications régulières sur les règles afférentes doivent être programmées au moins la première année du passage au télétravail.

De plus, pensez à mettre en avant la liste des activités ou des postes éligibles au télétravail ainsi que le rythme de télétravail choisi (nombre maximum de jours par semaine, par mois ou par an de travail à domicile autorisé).

Le télétravail n’est pas nécessairement égal au travail à domicile. C’est pourquoi n’hésitez pas à préciser également à vos employés la possibilité de télétravailler depuis des tiers lieux, comme par exemple, des espaces de coworking.

Utilisez les solutions innovantes pour suivre l’adoption du télétravail

S’il y a vraiment une chose dont les RH manquent aujourd’hui pour mettre en place un mode parfait de télétravail, c’est la data.

Le télétravail, pendant les années de la pandémie mondiales, n’était pas bien suivi. Les entreprises souvent n’ont pas eu la moindre idée de comment assurer la bonne exécution des règles du télétravail et de récolter les données sur les habitudes des collaborateurs.

Aujourd’hui, certaines solutions digitales connectées spécialisées en gestion du travail hybride sont capables de récupérer les données anonymisées sur :

• les jours de présence des collaborateurs sur site ;
• les jours de la semaine les plus choisis pour télétravailler ;
• les fréquences de rencontres entre les employés ;
• le taux d’occupation des bureaux ;
• la répartition démographique des salariés en télétravail…

Toutes ces données peuvent être utilisées par l’employeur afin de choisir le mode de télétravail le plus efficace, d’assurer le suivi du cadre juridique du télétravail et l’équité au travail, de cultiver l’intelligence collective et de faire des économies.

Mettez à niveau votre organisation du télétravail grâce au feedback régulier

Pour réussir la mise en place du télétravail, les collaborateurs doivent être mis au cœur du projet.

Ce sont avant tout les salariés qui vont profiter le plus de cette transition. Alors, leur avis est le plus important dans la transformation vers le travail hybride.

De plus, le télétravail ne doit pas devenir une constante. Il n’est pas suffisant de définir un modèle de travail à distance une fois pour toute et de ne jamais plus le revisiter.

Le marché du travail ainsi que les desiderata des talents progressent en continu, ainsi faut-il mettre régulièrement à jour votre organisation hybride.

Nous vous conseillons d’inciter les salariés en télétravail à donner leur feedback.

Le moyen le plus facile de le faire et qui devient un must-have pour les organisations hybrides, c’est d’inclure la question du ressenti sur le télétravail lors de l’entretien annuel, ou même d’organiser des entretiens télétravail spécifiques.

Il serait bien aussi d’envisager des enquêtes anonymes adressées aux collaborateurs tous les mois et des événements informels organisés par les managers d’équipes ou les RH afin de collecter le feedback.

Parmi les questions à poser :

• le niveau de satisfaction du travail, motivation, sentiment d’appartenance ;
• le niveau de stress ou frustration et leurs causes principales ;
• y a-t-il des difficultés liées au télétravail, si oui, lesquelles et comment l’entreprise peut aider à les minimiser ;
• les raisons de préférences du télétravail au travail au bureau ;
• le niveau d’adoption et de pertinence des outils digitaux disponibles pour les télétravailleurs;
• les suggestions d’actions correctives à apporter au modèle de fonctionnement existant.

L’analyse des réponses et des changements d’avis peut vous aider à rester connecté avec vos collaborateurs et à améliorer leur expérience de télétravail, afin de renforcer leur engagement et la rétention des talents.

Afin de faciliter la mise en place du télétravail, adoptez les outils de gestion du travail hybride.