Quand le retour au bureau est accompagné par la technologie et l’empathie

« Le grand retour » est incontournable : les employeurs veulent voir leurs équipes revenir au bureau.

Pourtant, les employés ne veulent pas retourner au bureau dans les mêmes conditions qu’avant la pandémie.

Bien sûr, la vie de bureau nous a bien manqué pendant la crise sanitaire. Cependant, beaucoup d’entre nous avons également apprécié l’équilibre travail – vie personnelle que nous avons réussi à établir en télétravaillant.

Quelque-chose à considérer par les responsables des ressources humaines, pour aider à mettre en place des plans de retour au bureau qui conviennent bien aux équipes.

Explorons donc les éléments essentiels du retour au bureau qui permettraient aux cadres et aux employés de se retrouver plus facilement et de manière agréable.

Le retour au bureau post-COVID se doit de prioriser la sécurité

Avec la progression de la COVID-19, nous avons appris et adopté des mesures de prévention des épidémies avec des gestes barrières rarement pratiqués auparavant.

Aujourd’hui, nous sommes heureux d’enlever nos masques et de supprimer les adhésifs utilisés pour mesurer les 2 m de distanciation physique, grâce à la baisse de la propagation de la COVID-19. Néanmoins, beaucoup se retrouvent à reconsidérer leurs routines quotidiennes comme par exemple de se laver les mains et d’utiliser du désinfectant plus souvent et, d’une manière  générale, d’être plus conscients et assidus aux vaccinations.

Les gens veulent se sentir en sécurité. Ainsi, quelle que soit la politique de retour au bureau, la sécurité doit être prioritaire. Même les mesures les plus simples, comme disposer du désinfectant à plusieurs endroits des bureaux, être à l’écoute des employés et faire preuve d’empathie, procurent un lieu de travail sain et un bon déroulement des opérations.

Nous recommandons aux responsables des ressources humaines et aux autres dirigeants de continuer à communiquer avec les individus et les équipes sur les mesures traditionnelles et innovantes de contrôle des épidémies.

Il est pertinent d’utiliser un langage clair et simple, parsemé d’humour et d’aides visuelles pour former les employés à l’importance de pratiques prudentielles de prévention des maladies, et de mode de vie sain.

Maintenant que nous évoluons plus couramment avec l’idée d’une possible pandémie, il est temps de revenir à une certaine routine et de tirer profit de ce que nous avons appris. Et même si nous pouvons profiter à nouveau d’un monde sans trop de restrictions, il est de notre responsabilité de préparer les entreprises à d’éventuelles nouvelles épidémies.

Donnez à vos employés des raisons de revenir au bureau

Les collaborateurs veulent que leur temps soit bien utilisé. Ils ne veulent pas passer des heures sur la route ou dans les transports en communs inconfortables pour venir au bureau et effectuer les tâches qui pourraient être facilement réalisées en télé-travaillant.

La collaboration en direct est la principale raison pour laquelle les employés veulent retourner au bureau. C’est donc une énorme déception lorsque les employés viennent au bureau, mais sans parvenir à retrouver de collaboration. La solution consiste à donner aux employés les outils nécessaires à un travail flexible et découvrir les façons dont ils souhaitent collaborer.

Le modèle hybride du travail est la bonne réponse aux défis du retour au bureau

Les employés veulent de plus en plus travailler selon des horaires flexibles, y compris ceux qui restent à domicile. Une combinaison de travail au bureau et à distance incite efficacement les employés à revenir sur site. 60 % des employés de bureau optent pour le travail hybride. Le mode de travail hybride reste l’avenir et la condition incontournable du retour au bureau.

La plupart des modèles de travail hybride ont une certaine forme de collaboration et de communication impliquant une présence physique. La norme s’est établie à deux ou trois jours par semaine en présentiel. Pourtant, tenez bien compte de la culture de l’entreprise pour construire un modèle réaliste pour votre équipe. Par exemple, vous devrez peut-être introduire des jours de bureau fixes. Ou bien, au contraire, vous trouverez que les jours de bureau choisis individuellement sont les plus productifs pour le succès de votre équipe.

En utilisant les données collectées, vous pouvez développer une flexibilité pour tous les coéquipiers. Vous pouvez voir quand ils aiment être au bureau et combien de jours ils ont tendance à télétravailler. Ensuite, lorsque vous souhaitez organiser la venue au bureau, vous pouvez élaborer un plan flexible adapté à chaque employé.

Vous pouvez créer un modèle de travail hybride qui favorise la collaboration et la créativité en apprenant à comprendre les besoins et les habitudes de votre équipe. Par exemple, les coéquipiers veulent se rencontrer au bureau, vous souhaitez donc qu’ils viennent le même jour. Ensuite, utilisez les données pour proposer le meilleur modèle possible afin que ce soit une situation gagnant-gagnant. Les employés seront satisfaits de la flexibilité et de la collaboration, et les chefs d’entreprise seront satisfaits de la productivité de l’équipe.

Découvrez les conseils approfondis de Hubtobee sur la mise en place du télétravail post-COVID dans notre article sur ce sujet →

Une bonne organisation de l’espace de travail est la priorité parmi les éléments essentiels du retour au bureau

Si vous ne l’avez pas fait auparavant, il est temps de changer la disposition des espaces de travail. Des changements simples peuvent faire toute la différence. Par exemple, vous pouvez transformer votre bureau en un hub, permettant aux équipes d’utiliser leur temps plus efficacement, de bien communiquer et de tirer le meilleur parti de leurs journées de bureau.

Soyez créatif : concevez un hub qui ressemble à un salon, avec une cuisine, de grands canapés, des tables, un piano et une table de billard. Ajoutez des salles de réunions calmes. Placez un purificateur d’air. Proposez des snacks sains. Pratiquez le flex-office. Et, plus important encore, tirez profit de la plupart de ce que la technologie moderne peut offrir.

La technologie est là pour vous servir, et vous le savez bien, est d’autant plus efficace que facile à utiliser.. Ainsi, s’il peut être compliqué de se fixer sur un outil de gestion de travail parmi les nombreux proposés par le marché, il y a des éléments à prendre en compte pour faire le meilleur choix :

• Vérifiez si l’outil de gestion du travail s’intègre pleinement à votre SIRH;
• Demandez s’il est sécurisé et conforme au RGPD ;
• Testez par vous-même : dans quelle mesure l’outil est personnalisable et propose ce dont vous avez besoin. Par exemple, réservations de bureaux ou de salles de réunions, calendriers partagés d’organisation du travail, tableaux de bord avec données agrégées sur l’occupation de l’espace et l’usage du travail à domicile ;
• N’oubliez pas de vérifier s’il est simple à utiliser pour vous, pour les managers et pour les employés.

En fin de compte, vous voulez que votre équipe se sente bien à l’idée de venir travailler au bureau. Vous voulez qu’elle sache qu’il existe un endroit sain et agréable pour la collaboration et la créativité, lieu que les collaborateurs apprécient, où ils peuvent être eux-mêmes et également se distraire facilement en dehors de leurs tâches quotidiennes.

Cultiver les relations pour développer l’intelligence collective

La collaboration de vos coéquipiers repose sur la solidité des relations qu’ils établissent. Pour certains, le travail à distance et donc la communication en ligne avec leurs pairs semblent être la meilleure approche. Pourtant, cette distanciation diminue les synergies propres à la coprésence au bureau et à l’intelligence collective qui ne peuvent se développer que dans les interactions en direct.

Pour se sentir plus connectés à leurs collègues, 36 % des employés estiment qu’ils ont besoin de « plus d’événements obligatoires sur le lieu de travail (réunions, séminaires, etc…) » et 28 % ont besoin de « plus de moments de convivialité en personne » (happy hours, after work, etc. .), comme le montre le Human Workplace Index.

Encore une fois, tenez compte de la culture de votre entreprise. Par exemple, comment vos coéquipiers socialisaient-ils avant la pandémie ? Comment adopter ces pratiques si seule une partie de l’équipe est présente dans un bureau ? Proposer des variantes d’événements collectifs bien connus pour vos collaborateurs.

Pour entretenir des relations personnelles au sein de votre organisation, listez les noms des coéquipiers dans l’ordre de ceux qui ont le plus de rencontres individuelles : ces personnes aiment probablement travailler à plusieurs. Permettez-leur donc de programmer des jours communs en présentiel. Ils fonctionnent mieux ensemble et peuvent être au cœur de tout événement de bureau que vous suggérerez.

Réunir des collègues pour la première fois depuis près de deux ans est une affaire sérieuse mais intéressante et pas désagréable ! Parmi les éléments essentiels du retour au bureau, l’intelligence collective est un composant subtil qui fait réellement avancer votre entreprise et encourage le développement personnel des employés.

Comment communiquer correctement le Retour au bureau

Ne le faites pas comme Elon Musk, qui supposait que les télétravailleurs faisaient semblant de travailler.

Depuis les premières vagues de la COVID-19, nous savons que les employeurs reconnaissent la valeur du travail à distance. La présence au bureau à temps plein n’est pas une mesure de la qualité du travail. Le retour au bureau est un excellent moyen de se mêler aux autres, d’échanger des idées et de collaborer. Partagez la valeur des interactions avec eux et les bénéfices du retour au bureau, plutôt qu’un désir de contrôle.

La clé de la transition vers le retour au bureau est la communication. Tout d’abord, communiquez clairement le plan et ses détails, établissez la date cible de rentrée et faites savoir aux employés que l’entreprise fait tout son possible pour les intégrer le plus efficacement possible.

N’oubliez pas que les gens doivent adapter leur mode de vie pour revenir au bureau. Ces ajustements pourraient être durs pour beaucoup, en particulier ceux qui ont des enfants, et nuire à leur bien-être et à leur productivité. Communiquez donc avec eux et vers eux de manière concise et opportune.

Traiter les refus de retourner au bureau

Enfin, vous ne pouvez pas forcer les employés qui refusent de retourner au bureau. Le seul moyen fiable de les faire revenir est de créer un environnement dans lequel ils souhaitent revenir et de répondre aux questions qu’ils se posent sur ce retour.

Ils sont également eux-mêmes une précieuse source d’information. Écoutez vos employés et utilisez leurs raisons pour peaufiner le système que vous avez construit pour qu’il soit pratique et utile à tous.

Votre réponse montre à tous les membres de l’entreprise que vous êtes là pour soutenir leurs aspirations et trouver le meilleur modèle pour les rendre heureux et productifs tout en assurant la prospérité de votre société.

Un retour au bureau bien construit favorise une collaboration efficace

« Le grand retour » au bureau peut être une bénédiction comme une malédiction. Mais, bien que cela puisse ressembler à un défi et à un véritable problème, cela crée également de nouvelles opportunités.

Alors, concentrez-vous sur la politique de votre entreprise et sur les choses qui comptent le plus : la sécurité avant tout, les opportunités de collaboration, l’établissement de relations plus recherchées et une bonne communication.

Votre politique permettra-t-elle aux employés d’utiliser leur temps de manière productive ? Se sentiront-ils en sécurité ?

Auront-ils le sentiment de faire partie d’une équipe ?

La collaboration des employés entre eux est la chose la plus essentielle, car ce sont eux qui détiennent le plus grand impact de réussite de votre business. Lorsqu’il est bien fait, le retour au bureau est fluide et plaisant pour les employés comme pour l’entreprise.

Pour obtenir plus de conseils sur l’organisation du retour au bureau réussi, téléchargez notre guide RH →