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Les 7 façons d’optimiser un voyage d’affaires

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Pour réduire leurs budgets voyages mais aussi leur empreinte carbone, les multinationales sont à l’affût de toute optimisation. Nous avons recensé sept façons de réduire les coûts de déplacements dont trois apporteront de surcroît des gains de productivité.

1- La visioconférence

C’est la méthode la plus connue et la plus classique. Elle permet d’éviter un déplacement professionnel. De plus en plus utilisée, de qualité de plus en plus époustouflante, et toujours à moindre coût, elle comporte néanmoins une limite relationnelle : rien ne remplace un bon déjeuner d’affaires !

2- Déclasser les voyageurs

Un moyen direct, immédiat et sans finesse pour réduire le budget voyages. Pas facile à imposer aux grands voyageurs et encore moins aux longs courriers. Pénibilité et impact sur la santé physique et psychologique immédiate, et donc sur la motivation et la productivité des intéressés.

3- Mutualiser les frais

Combien de fois n’a-t-on pas vu 3 voyageurs prendre 3 taxis différents pour se rendre du même siège à l’aéroport ou l’inverse ? Quel gaspillage !

La mutualisation des coûts est une façon évidente et intelligente de réduire les frais. En regroupant les voyageurs d’affaires sur des prises de taxis, ou des locations Airbnb, on diminuera les frais de chambres d’hôtel et de transports locaux, à condition de savoir qui vient quand. Mais comment s’y prendre ? Tout simplement en notifiant à l’avance, grâce à hubtobee, les protagonistes qui pour l’instant se ratent ou ne se découvrent que par hasard une fois leurs taxis réglés.

4- Synergiser le budget des colis dans celui des voyages

Faire passer des colis/documents par des collègues en profitant de leurs déplacements permet d’éviter des coursiers onéreux. Si j’ai un petit colis urgent pour la filiale de San Francisco depuis Paris, grâce à Hubtobee, je peux voir que Bob que je ne connaissais pourtant pas personnellement, y retourne demain et pourra donc me rendre ce service rapide, gratuit et écologique. Et parfois le prix du colis recommandé avec accusé de réception n’est pas loin de celui du billet d’avion…

5- Optimiser le temps masqué : voir plus de monde sur place

Pouvoir partager son déplacement pour se faire connaitre à l’avance et savoir aussi qui d’autre voyage au même endroit depuis les quatre coins du monde.

Hubtobee le fait et fonctionne comme un doodle relié à un outil de prise de RDV. Passer moins de temps à mettre en place plus de RDV improbables lors de mon déplacement ponctuel, c’est la définition même de la productivité.

6- L’intelligence de groupe

Evaluer l’opportunité du voyage en fonction du flux existant ou bio-mimer la ruche. Chaque voyageur peut vérifier la nécessité de son déplacement et éviter les redondances. Les grands voyageurs en sont friands. Ils représentent 20% des voyageurs mais pèsent 80% du budget voyages, et rêvent de réduire le nombre de leurs déplacements, synonymes de jetlag et d’instabilité de leurs vies privées. Hubtobee va les combler en leur révélant le flux de tous les voyages de l’entreprise pour les aider à les minimiser.

7- L’intelligence artificielle

Choisir sa destination en fonction des déplacements des autres et non plus simplement de leurs lieux de travail. Avoir un assistant capable de définir l’endroit le plus opportun pour se rencontrer. Profiter des mouvements des uns et des autres pour se connecter et se rencontrer en rationalisant au maximum, le temps, les coûts et l’émission de CO2. Grâce à hubtobee, je vois que mon collègue de Tokyo quittera NY la veille de mon arrivée à Manhattan ! Je pourrai alors avancer mon voyage d’une journée pour le voir et éviter ainsi un voyage à Tokyo quelques semaines plus tard !


Domitille Hanoteau

community manager Hubtobee

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