Cas client : Utilisation d’Hubtobee Flex pour la mise en place du flex office à CESI

Contexte

L’essor du travail hybride et du télétravail a transformé la façon dont les entreprises gèrent leurs espaces de travail.

CESI, établissement d’enseignement supérieur et de recherche, a fait face à un ensemble de défis en 2022. Ils cherchaient à adapter leurs locaux à un nouveau modèle de travail, offrant aux collaborateurs un environnement de travail flexible et adapté à leurs besoins lorsqu’ils étaient présents sur le campus de Rouen.

CESI a dû faire face à trois problématiques majeures :

• Le taux d’occupation moyen des locaux à Rouen oscillait entre 55% et 70% en 2022 grâce à une politique de télétravail de huit jours maximum par mois.
• Une croissance des effectifs d’employés et d’étudiants en 2023/2024, nécessitant des espaces de travail additionnels.
• Une demande croissante pour des salles pédagogiques.

Pour résoudre ces défis, CESI a choisi d’adopter le flex office, une approche qui permet une gestion flexible des espaces de travail.

Le flex office, combiné au télétravail, devait répondre à plusieurs enjeux cruciaux pour CESI, notamment l’accueil de nouveaux collaborateurs, la communication intermétier, la cohésion entre les équipes, la facilitation du travail transverse, la réduction des émissions de gaz à effet de serre (GES), et l’optimisation de l’utilisation des salles pédagogiques pour les étudiants.

Solution mise en place

Pour mettre en œuvre leur stratégie de flex office, CESI a initié une transformation profonde de ses locaux à Rouen, adoptant une approche méthodique pour optimiser l’utilisation de l’espace et répondre efficacement aux besoins diversifiés de ses équipes.

Voici les principales phases de ce projet de réorganisation des espaces de travail :

• Redéfinition du Campus : CESI a repensé entièrement la configuration de son campus en créant plusieurs typologies d’espaces flexibles spécifiques pour chaque domaine d’activité. Cette stratégie a permis de personnaliser les environnements de travail en fonction des besoins uniques des équipes pédagogiques, commerciales et administratives, des ressources humaines et autres.
• Casiers à disposition des collaborateurs  : Pour faciliter la transition vers le flex office, CESI a intégré des casiers pour les collaborateurs. Ces espaces de stockage individuels offrent une solution pratique pour les effets personnels, créant ainsi un environnement de travail épuré et organisé.
• Création de Bulles de Réunion Acoustiques : En introduisant des « bulles » de réunion acoustiques réparties stratégiquement dans tout le campus, CESI a offert à ses collaborateurs des espaces de travail privés.
• Aménagement d’Espaces Communs : Pour favoriser la convivialité et le partage au sein d’une communauté grandissante de collaborateurs, CESI a élaboré des espaces communs dédiés aux temps spécifiques de partage.
• Bureaux individuels : Par ailleurs, l’accès à des bureaux individuels destinés aux managers est disponible pour les collaborateurs dans le cas où ces espaces ne sont pas préalablement réservés par les responsables d’équipes. Ces espaces dédiés offrent une solution idéale pour des discussions confidentielles ou des sessions de travail en comité restreint, apportant ainsi une flexibilité supplémentaire aux collaborateurs dans la gestion de leur espace de travail.

Cette approche globale de la réorganisation des bureaux démontre l’engagement de CESI à créer un environnement de travail moderne et adaptable. En s’attaquant aux besoins spécifiques de chaque département, en offrant des espaces de travail variés et des casiers, et en favorisant la collaboration au travers d’espaces communs, CESI a réussi à établir un équilibre harmonieux entre la flexibilité du flex office et les exigences uniques de ses équipes diversifiées.

Pour orchestrer de manière efficiente cette nouvelle organisation, CESI a adopté l’application Hubtobee Flex. Cette application a apporté de nombreux avantages à l’ensemble des collaborateurs au sein de CESI.

• • Pour les collaborateurs : Hubtobee Flex se distingue par sa simplicité d’utilisation et son interface conviviale. Les employés peuvent aisément réserver un poste de travail à proximité de leur équipe ou d’un collègue, promouvant ainsi la collaboration et le dynamisme au sein du campus.
  • Pour les managers : L’application offre aux responsables une vision holistique de la présence des collaborateurs. Cette fonctionnalité simplifie la gestion des équipes en facilitant la planification des réunions, le suivi des projets, et en favorisant une animation plus fluide et efficiente des groupes de travail.
  • Pour les ressources humaines : Hubtobee Flex s’intègre de manière harmonieuse à l’environnement RH grâce à son partenariat stratégique et technologique avec Peoplespheres. Cette synergie assure une transition fluide vers le travail flexible tout en optimisant la gestion des ressources humaines. De plus, l’engagement de Hubtobee envers un support client exceptionnel garantit un accompagnement personnalisé, renforçant ainsi la confiance de CESI dans cette transition vers un nouveau modèle de travail.

« CESI a contractualisé avec Hubtobee en début d’année 2023 afin de proposer aux collaborateurs un outil simple de réservation d’espaces dans ses campus, d’indications aux managers d’une absence, d’un déplacement ou d’un jour de télétravail. Hubtobee nous a accompagnés dans la construction des liaisons avec nos outils informatiques actuels et s’est adapté à nos besoins et spécificités organisationnelles. La solution est simple d’utilisation et appréciée des collaborateurs. Les Managers, de leur côté, apprécient la visibilité donnée par le système. »

Raynald LEVILLAIN
Directeur d’établissement CESI ROUEN & Responsable immobilier et sécurité France

Résultats

La mise en place du Hubtobee Flex à CESI a apporté des résultats significatifs et durables.

• Actuellement, 200 utilisateurs à Rouen bénéficient de l’application Hubtobee Flex. CESI prévoit de déployer prochainement l’application à l’échelle nationale, avec plus de 1500 utilisateurs début 2024.
• Le flex office a permis d’accueillir avec succès de nouveaux talents sur le campus, tout en optimisant l’utilisation de l’espace pour créer trois nouvelles salles pédagogiques pour les étudiants.

CESI a réussi à relever les défis de l’occupation des locaux, de l’expansion de ses effectifs et de la demande croissante de salles pédagogiques grâce à sa transition vers le flex office, soutenue par l’application Hubtobee Flex. Cette approche flexible a non seulement amélioré la productivité de l’immobilier de CESI, mais a également renforcé la cohésion entre les collaborateurs et a favorisé l’innovation au sein de l’entreprise.