Flex office : avantages et inconvénients

Imaginez : vous venez au bureau le matin et vous ne savez pas où vous travaillerez ce jour-là.Vous pouvez vous asseoir à côté de votre équipe le lundi, travailler dans un bureau privé le mercredi ou choisir un poste de travail proche du snack-bar le vendredi…

Cela paraît bien ? Plongeons-nous dans le sujet tendance du « flex office » pour découvrir ses avantages et ses inconvénients.

Définition du flex office

Le flex office signifie que les espaces de travail ne sont pas affectés en permanence à des membres spécifiques de l’équipe. Au contraire, ils sont occupés par plusieurs employés à différents moments.

Le flex office n’est pas du tout un nouveau phénomène. Les entreprises l’utilisaient déjà dans les années 90. Depuis lors, la popularité du flex office a considérablement augmenté.

Ce qui est bien avec la longue histoire de cette pratique, c’est que nous avons suffisamment de données et d’analyses approfondies pour comprendre ses avantages et ses inconvénients.

Avantages du flex office

La valeur fondamentale et le grand avantage du flex office est, bien sûr, la flexibilité.

Pour les employés, cela permet de réserver un espace de travail adapté aux différents types de tâches. Ils peuvent réserver un espace avec leur coéquipier et travailler tranquillement en sachant qu’ils sont dans le même coin. Cela favorise la cohésion dans les équipes.

Avec la flexibilité de l’espace de travail, vient le besoin de bureaux faciles à entretenir.        Le désencombrement et la propreté sont un avantage colatéral du bureau partagé. Cela peut rendre les employés plus productifs en les aidant à se concentrer sur leur travail. Les bureaux sans encombrement sont vraiment faciles à nettoyer et à désinfecter. En ces temps post-pandémiques, cela est très apprécié de tous et même exigé par les politiques nationales. La pandémie du COVID-19 et le flex office sont très liés aussi à cet égard.

Pour les employeurs, le bureau partagé est un excellent moyen d’agrandir ou de réduire les bureaux en cas de besoin. Il devient plus facile de s’adapter à une conjoncture économique ou à des changements de stratégie d’entreprise, tout en préservant la productivité des équipes.

Le flex office est né avec le travail hybride

Les leçons tirées de la COVID-19 ont tissé l’avenir du travail hybride. Neuf entreprises sur dix mettront en place un environnement de travail hybride dans le monde post-pandémique. American Express, Ford Motors, LinkedIn, Mastercard, Salesforce, Uber, Yelp. Ceci n’est qu’une courte liste d’entreprises adoptant le mode de travail hybride en 2022.

Avec un modèle de travail hybride, les employés travaillent de n’importe où et à n’importe quel moment de la journée, ce qui signifie qu’ils ne sont pas au bureau tout le temps. Lorsqu’ils sont au bureau, cependant, ils ont besoin de plus d’options pour travailler. Les bureaux traditionnels deviennent de plus en plus des espaces de coworking afin que les employés puissent travailler ensemble.

Ce changement d’aménagement des bureaux est étroitement lié à la volonté d’économie des entreprises. Selon l’enquête du Génie des Lieux, 42% des entreprises considèrent la flexibilité immobilière comme une priorité en 2022 pour réduire leurs mètres carrés et les coûts de location. L’espace immobilier coûte cher et de nombreuses organisations font d’une pierre deux coups en supprimant les espaces de bureau « inutilisés ».

Ainsi, le partage des postes de travail au bureau peut sembler nécessaire pour de nombreuses organisations – un moyen de réduire les coûts et d’optimiser l’espace.

Néanmoins, comme nous pouvons le constater, cette tendance n’est pas uniquement motivée par les coûts, mais également par l’évolution des besoins des employés. De nombreuses personnes apprécient la possibilité de travailler dans différents environnements et de choisir leur lieu de travail. Certains préfèrent être au bureau mais veulent tout de même pouvoir s’adapter à un changement spontané de plans pour travailler à domicile ou ailleurs. Être flexible donne aux employés la possibilité de travailler autour du centre de gravité de leur vie et pas l’inverse.

Inconvénients du Flex Office

Le flex office favorise l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée en incitant les employés à aller et venir au bureau en fonction de leurs besoins et de leurs horaires. Néanmoins, le revers de la médaille existe aussi.

L’avantage d’un bureau minimaliste et facile à nettoyer soulève la question des affaires des collaborateurs. Les employés ont toujours des dossiers, des documents imprimés et l’équipement dont ils ont besoin pour travailler. Mais ils ne peuvent plus le disposer en permanence sur leur bureau. Les entreprises doivent donc mettre des casiers à disposition, des étagères ou des mini-classeurs pour résoudre le « problème de stockage » lors de la mise en place d’un flex office au bureau.

La sécurité doit être une priorité lorsque les employés sont libres de travailler où ils le souhaitent. Une entreprise peut ne pas disposer d’une base solide pour le flex office si les ordinateurs portables et les services cloud des membres de l’équipe ne sont pas suffisamment sécurisés. Par conséquent, le partage de bureau n’est pas recommandé pour certaines entreprises ou certains employés qui travaillent sur des données sensibles.

La santé physique et mentale sont d’autres questions sérieuses que les entreprises doivent régler. Le flex office a été accusé de créer du stress physique et mental au travail :

• Certains trouvent que le changement constant d’espace de travail est une pratique stressante et déstabilisante ;
• Certains s’inquiètent d’éventuels troubles musculo-squelettiques, comme des douleurs de dos, d’épaules ou de poignets, lorsqu’ils travaillent sur des bureaux non ajustés.

Ce sont des problèmes sérieux qui peuvent et doivent être résolus par les entreprises décidant de pratiquer le flex office. Cette année, chez Hubtobee, nous avons publié une interview approfondie avec Alexandre Long d’Agilea au sujet des risques du flex-office sur le bien-être des salariés et comment les résoudre.

Malheureusement, à cause de ces inconvénients, le flex office est parfois écarté. Pourtant, nous considérons ces inconvénients comme des défis, car nous savons que toutes les stratégies d’environnement de travail ne conviennent pas à toutes les entreprises. Pour certains, le hot desking est une bouée de sauvetage, tandis que d’autres voient ces inconvénients comme de bonnes raisons d’opter pour une autre politique du bureau.

Enfin, certaines entreprises combinent les différentes méthodes d’attribution de postes de travail pour avoir le meilleur des deux mondes. Leur bureau peut avoir des secteurs avec des bureaux individuels et des tables de groupe, des postes de travail affectés temporairement et des bureaux attitrés en permanence, des salles de réunion, etc. Le développement d’un tel espace de bureaux nécessite une planification appropriée, des estimations financières minutieuses et une attention aux détails.

Que faire de ces avantages et inconvénients du flex office ?

Derrière chaque rapport disant : « nous pratiquons avec succès le partage des postes de travail au bureau et constatons une augmentation de la productivité » se cache un effort intensif d’élaboration de stratégies et d’innovations. En d’autres termes, les entreprises ont investi beaucoup de temps et de ressources pour trouver la meilleure façon d’adapter le flex office à leur culture d’entreprise.

Pensez à ces aspects de la culture d’entreprise lorsque vous décidez d’implémenter le partage de bureau :

• Quel est le dynamisme de votre équipe ? Comment les collègues collaborent-ils et échangent-ils leurs idées ?
• Dans quelle mesure vos employés sont-ils individualistes et autonomes ?
• À quel point sont-ils introvertis ou extravertis ? Tenez compte du stress d’être forcés à partager un open space pour les introvertis.
• Est-il déjà courant que les nouvelles recrues puissent discuter facilement avec le PDG ? Ou peut-être que votre équipe a évolué pour regrouper les collègues de différents postes dans des espaces attribués?

Une approche holistique de la conception du lieu de travail et une stratégie flexible et réfléchie feront bénéficier votre entreprise des avantages du flex office. Avec ce mode d’organisation, vous apporterez de l’innovation à votre entreprise, car les solutions de communication et de RH (qui incluent la gestion des bureaux partagés) sont connues pour être à la pointe de la technologie aujourd’hui. Pour les recrues potentielles comme pour les employés, c’est un facteur qui influence leur loyauté et leur soutien envers l’employeur.