Les solutions numériques du travail hybride dont vous avez besoin

Le travail hybride engendre des situations chaotiques pour une entreprise. Certains ne sont physiquement pas au bureau, d’autres le sont, mais n’ont pas de bureau attitré. Ils peuvent à la fois se trouver n’importe où et être constamment (espérons-le!)  connectés les uns aux autres grâce aux « conf-call » et outils de chats habituels.

Alors, comment arriver à maintenir des processus de travail fluides et surtout productifs ?

Vous cherchez sûrement des solutions pour vous aider à organiser le travail hybride au sein de votre société : des outils pour vous aider à tout garder à portée de main, à gérer le télétravail, à organiser les bureaux et les équipes, à maintenir tout le monde connecté, et peut-être même à vous détendre et à vous amuser.

Nous vous avons préparé une liste des meilleures solutions et outils numériques du travail hybride sur le marché.

Qu’est-ce que le travail hybride et pourquoi les entreprises font-elles la transition maintenant ?

Un lieu de travail hybride est un mélange d’espaces de travail physiques et numériques. De cette manière, les modèles de travail hybride offrent plus de satisfaction, de confort, de productivité et d’économie de coûts.

Généralement, les employés combinent des jours de travail en présentiel et de télétravail dans une même semaine. Certaines entreprises sélectionnent des jours de travail en présentiel pour que tout le monde soit présent en même temps ; d’autres donnent aux employés la liberté de choisir et de décider des jours de travail en présentiel avec leurs collègues. Il n’y a pas de règle pour élaborer une stratégie de travail hybride. Au contraire, chaque entreprise équilibre ses valeurs corporatives et ses objectifs commerciaux avec les intérêts et les besoins des employés.

Cependant, ce qui est commun aux entreprises qui font la transition vers le travail hybride, c’est la raison de cette transition. Depuis 2020, beaucoup d’entreprises ont fait l’expérience du travail à distance obligatoire. Avec ses nombreux défis et avantages, chacun a vécu sa propre expérience. Certains jurent par le travail à distance ; certains le détestent ou ne peuvent pas se le permettre. Néanmoins, la plupart des gens l’apprécient. Même plus, selon une étude de WeWork de 2021, 79% des dirigeants prévoient de permettre aux employés de répartir leur temps de travail entre le bureau et d’autres endroits.

En ce qui concerne la mise en place et le maintien d’un environnement de travail hybride, il y a quelques domaines clés sur lesquels il faut se concentrer :

• Gestion efficace des tâches à distance
• Organisation de la communauté et du bureau
• Réunions en ligne faciles à utiliser
• Maintien des connexions au sein des équipes

Ces éléments nécessitent des solutions appropriées. Nous allons donc passer en revue les outils de travail hybride un par un.

Faire du travail d’équipe à distance une priorité

Alors que les frontières entre bureaux et domiciles s’estompent, trouver des moyens de travailler efficacement en tant qu’équipe à distance devient de plus en plus indispensable. Bien que ce mode de travail ait de nombreux avantages, le manque de communication directe et d’interaction en face à face peut entraîner des défis uniques pour la collaboration.

Une gestion efficace des tâches est donc essentielle pour que les travailleurs à distance puissent suivre les progrès, gérer les délais et rester en contact avec leurs collègues à distance. Des outils tels que Asana ou Trello fonctionnent remarquablement bien pour la gestion d’équipe à distance.

Asana est une plateforme de gestion de projet basée sur le cloud qui aide les équipes à organiser, suivre et améliorer leur flux de travail quotidien. Les managers et les employés peuvent décomposer leurs tâches à grande échelle en de plus petites actions, prioriser les tâches, suivre les progrès et collaborer avec leurs collègues. Il facilite également la communication entre coéquipiers, les rapports et permet différentes intégrations pour s’assurer que tous les projets avancent selon le plan.

Trello est un autre système populaire de gestion des tâches qui donne accès à des listes, des cartes et des tableaux personnalisables pour gérer les tâches. C’est un outil flexible pour le travail collaboratif, la communication et le suivi de la progression des projets. Il peut être utilisé pour s’adapter à différents flux de travail et, surtout, être configuré presque n’importe où : il faut juste un navigateur et une connexion Internet.

Ce qui est intéressant avec ces systèmes, c’est qu’ils ne nécessitent pas d’approches spécialisées pour être installés et utilisés. Ils sont toutefois payants et le coût variera en fonction de la taille de l’équipe et des besoins de l’entreprise.

Quel que soit l’outil choisi, la gestion des tâches pour le travail hybride doit être organisée, transparente et accessible. Elle doit permettre à chaque membre de l’équipe de savoir qui est responsable de chaque tâche et quand elle est due. Elle doit suivre de près le processus de travail et s’assurer que l’équipe travaille efficacement ensemble.

Passer d’un logiciel de partage de bureau à une organisation de bureau innovante

Une fois que vous avez trouvé une solution efficace pour le travail à distance, la question se pose : que faites-vous avec les employés qui viennent au bureau ? Organiser et gérer un bureau, en particulier un bureau à distance, peut être difficile.

Tout d’abord, vous devez prendre en compte la taille et la conception réelles de votre bureau. Si vous n’avez pas tous vos employés présents simultanément, envisagez de passer à un bureau plus petit pour économiser sur le loyer. Après la pandémie, de nombreuses entreprises le font raisonnablement. En effet, 69 % des entreprises en Ile-de-France prévoient de réduire la taille de leur espace de bureau et d’augmenter le travail à distance.

Dans un bureau plus petit, le besoin de bureaux personnels diminue, vous avez donc besoin d’un système pour gérer des lieux de travail qui ne sont pas assignés de manière permanente et spécifique à des membres d’équipe. Ce principe s’appelle le flex office. Il offre de la flexibilité, une logistique plus simple, de la propreté et un désencombrement visuel.

Heureusement, des solutions sont disponibles pour une planification et une réservation faciles des espaces de travail et de l’organisation du bureau. Par exemple, Hubtobee Flex offre une vision globale de la présence des employés et de l’utilisation de l’espace de bureau. Il couvre des aspects tels que la planification et la réservation des ressources (y compris le parking et le restaurant d’entreprise), la gestion et la validation des demandes de travail à distance, l’obtention de données sur le taux de présence de l’équipe, le taux d’occupation des bureaux et d’utilisation de l’espace. Tout cela permet de prendre de meilleures décisions concernant l’organisation des bureaux hybrides et de développer des politiques de travail à distance et de flex office en cohérence avec la culture de l’entreprise.

De plus, cette solution est d’autant plus efficace qu’elle utilise une IA qui donne des recommandations intelligentes sur quand venir au bureau et où réserver un espace de travail en fonction de l’activité de l’équipe et des demandes de réunion informelle. Ainsi, l’application renforce les interactions et l’intelligence collective pour un environnement hybride d’entreprise le plus efficace possible.

Soigner les réunions et la collaboration en ligne

Tout comme la présence au bureau, les réunions d’équipe en ligne donnent également lieu à des connexions précieuses entre collègues. Elles sont inévitables maintenant, il est donc judicieux de savoir comment en tirer le meilleur parti, à la fois pour les employés et les dirigeants.

Prendre soin de cet aspect vital du travail hybride permet des réunions en ligne efficaces qui ne provoquent pas de perte de temps à être mises en places et organisées. Des applications comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams sont toutes d’excellents outils de collaboration pour des réunions en ligne.

Zoom, par exemple, offre des fonctionnalités de vidéoconférence, de partage d’écran et d’organisation de webinaires, de sorte que les équipes peuvent collaborer virtuellement de la même manière qu’elles le feraient lors d’une réunion physique.

Microsoft Teams est un autre outil populaire qui permet de collaborer. Il propose des messages vidéo, texte et audio, ainsi que le partage de fichiers, ce qui en fait un choix idéal pour les équipes à distance.

Google Meet est une solution de vidéoconférence de niveau professionnel qui permet aux équipes de se connecter et de collaborer rapidement et facilement. Il offre également des fonctionnalités de partage d’écran, d’enregistrement et de planification pour que les horaires et les réunions soient plus faciles à gérer.

Avec ces outils, il est important les pratiques du travail en ligne et de fournir une courte formation aux employés pour qu’ils les utilisent de la manière la plus efficace possible. Ils peuvent sembler être des outils triviaux, mais apprendre à bien utiliser toutes les fonctionnalités qu’ils offrent permettra de gagner du temps, de l’énergie et du stress à long terme.

Ne jamais perdre de vue la cohésion d’équipe et le divertissement

Les environnements de travail hybrides nécessitent une attention particulière en ce qui concerne le maintien des liens au sein de l’entreprise. Il est vital d’avoir un moyen de maintenir la culture d’entreprise et la communauté, quel que soit l’arrangement de travail actuel. Les plateformes d’événements numériques sont un excellent moyen de favoriser les liens d’équipe et de s’amuser dans le cadre du travail à distance.

Gather est une plateforme d’événements en ligne qui aide les équipes à interagir virtuellement et à passer un bon moment ensemble. De nombreuses fonctionnalités, telles que des salles de jeux et des salles de discussion, permettent aux équipes de se lier et d’interagir sur cette plateforme rendue ludique grâce à une ambiance années 80. C’est une excellente ressource d’activités de renforcement d’équipe.

Chrome Watch Party est un excellent outil pour regarder des vidéos avec des collègues, qu’il s’agisse de films, de séries télévisées ou de matériel de formation. De plus, il offre plusieurs façons d’interagir pendant la session, telles que des jeux de questions-réponses ou des sondages, et permet aux équipes de rester connectées malgré la distance physique.

L’utilisation de ces plateformes d’événements numériques permet aux employés de rester engagés à domicile et de se lier à distance autour de centres d’intérêts communs. De cette manière, même à distance, les membres de l’équipe se sentent aussi impliqués que s’ils étaient au bureau.

Communiquer efficacement en ligne

Une grande partie de notre liste des meilleures solutions et outils numériques pour gérer les équipes hybrides est l’utilisation appropriée des e-mails et des chats de groupe. En effet, des outils triviaux et déjà très connus peuvent faire toute la différence s’ils sont utilisés efficacement.

Une utilisation appropriée des e-mails et des chats de groupe garantit que tout le monde reçoit les informations les plus importantes en temps voulu. Mais ce n’est pas tout. L’équipe doit être capable de communiquer de manière efficace et organisée en prenant toujours en compte le bien-être de ses coéquipiers.

Encouragez votre équipe à investir du temps dans une formation à la communication en ligne. Cela ne doit ni être compliqué ni prendre trop de temps. Que faut-il apprendre en priorité lors d’une formation à la communication numérique ? Le protocole des e-mails : format, ton, délais de réponse, établissement d’un ordre du jour, etc. Les chats de groupe ? Ils sont souvent oubliés et peuvent finir par devenir un lieu de plaisanteries, entraînant des distractions. Des règles et des attentes doivent être établies : longueur des messages, contexte, utilisation d’émojis, etc.

Investir un peu de temps et d’efforts dans cela assurera que l’équipe communique efficacement, que tout le monde soit à jour et que le travail soit fait à temps.

Rendre le lieu de travail hybride productif, social et amusant

Lorsqu’elle est bien faite, la transition vers un modèle de travail hybride crée un environnement de travail agile et productif où les employés prospèrent et trouvent de la joie dans leur travail. N’oubliez donc pas d’exploiter la puissance de la technologie grâce à une formation adéquate en communication numérique pour assurer un lieu de travail hybride réussi.

Mais, ce qui rend un lieu de travail hybride encore plus efficace, c’est une gestion attentionnée de l’aspect social. Lors de la transition vers le travail hybride, assurez-vous de prendre en compte l’esprit d’équipe, la connectivité, la confiance et le moral. Associés à la motivation et à la productivité, ils constituent l’intelligence collective dont les équipes bénéficient.

Une gestion intelligente de l’équipe hybride implique une collaboration à l’intérieur et à l’extérieur du bureau ainsi que la création de liens forts et fiables au sein des équipes. À l’aide de notre liste des meilleures solutions et outils numériques et la pratique d’une bonne communication numérique, vous pouvez être sûr que les employés apprécieront un espace virtuel où la créativité, la collaboration et l’intelligence collective sont encouragées.