FLEX, l’organizer smart du télétravail flexible

Venez au bureau au bon moment pour croiser les bonnes personnes

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Une réponse à toutes les questions que pose le télétravail

Le lieu de travail n’est plus unique, il n’est plus seulement le bureau. Les collègues ne viennent plus au bureau pour faire leur mail mais pour rencontrer leurs collaborateurs. Poser une journée de télétravail n’est pas la même chose que poser une journée de congés Gérer intelligemment le flex office nécessite une prise en considération de la politique liée au télétravail. Flex Office et télétravail s’imbriquent parfaitement dans une gestion globale des coprésences

Agenda partagé
des présences

Flex Office et
gestion de l'espace

Monitoring et
outils de pilotage

Découvrir l'application en action

4 modules distincts et complémentaires

L'application qui réinvente la présence entre collègues

Module Collaboratif

L’agenda partagé des présences. Tout collaborateur déclare et partage l’organisation de sa semaine (domicile, travail, absent).

Permettre aux collaborateurs de s’organiser en fonction de leurs collègues :

Qui sera au bureau demain ?
Où sont mes collègues ?
Quel est le meilleur moment pour rencontrer les autres au bureau ?

Exemples de fonctionnalités:

Agenda des présences en mode capacitaire
Vérification de la prévision collaborateur en fonction des accords & modalités définis
Partage des plannings (soumis) avec la communauté (avec ou sans restrictions)

Module Pilotage

Adapter son management à la nouvelle organisation du travail entre présentiel et distanciel

Organiser la présence sur site des équipes en fonction des besoins et des taux d’occupation visés. S’assurer que les accords d’entreprises soient intégrés & respectés.

Quels sont les droits à paramétrer pour mes équipes (accords d’entreprise) ?
Comment faire appliquer ces droits (workflow validation) ?
Qui est où ? Où sont les équipes (bureau, télétravail, déplacement, off) ?
Quel taux d’occupation définir par site ?

Exemples de fonctionnalités:

Tableaux de bord & indicateurs : Analyse de la répartition d'activité Présentielle / Distancielle (Réel, Prévu, Comparatif)
Approbation des plannings : Management des plannings collaborateurs, Module Manager avec vision consolidée des équipes
Données enrichies: Contraintes locales Manager (modalités spécifiques)

Module Logistique

Rendez vos bureaux flexibles en intégrant votre nouvelle politique sur le télétravail

Permettre aux collaborateurs de s’organiser en fonction de leurs collègues
Permettre à l’entreprise d’optimiser l’occupation des bureaux :

Qui sera au bureau demain ?
Où sont mes collègues ?
Quel est le meilleur moment pour rencontrer les autres au bureau ?
Y a-t-il de la place quand je souhaite venir au bureau ?
Puis-je être près de mon équipe ?
Puis-je choisir mon emplacement : poste de travail, bureau, salle de réunion ?
Comment calculer les m2 superflus ?

Exemples de fonctionnalités:

Réservation sur choix d’emplacement par l'application en fonction des disponibilités (postes, salle de réunion)
Réservation d'emplacement en fonction d'un collègue ou communauté
Gestion des collaborateurs sédentaires, affectés, nomades
Déclaration de présence en mode capacitaire (arrivée / départ d'un espace par lecture QR-CODE ou saisie code Espace)
Par utilisation d'un emplacement réservé (Arrivée / départ de l’emplacement)
Par réservation immédiate d'un emplacement/ressource disponible

Module Aménagement d’espace

Rationaliser les surfaces de bureau : ROI immédiat !

Une flexibilisation des présences permet d’économiser en surface de bureaux.
Si le site transforme 1 journée de travail par semaine en télétravail, 20% des m2 peuvent être supprimer.

Cette économie double vite quand le nombre de jours télé-travaillés augmente.
Nos capteurs pour compter les présences heure par heure permettent de collecter une donnée réelles pour simuler la surface optimum d’espace de travail nécessaire à l’organisation.

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hubtobee est une application SAAS clé en main, 100% intégrée aux systèmes de l’organisation et sécurisée, sans coût d’installation ni de déploiement. La solution dispose de la certification RGPD réalisée par VirtualDPO®.