FLEX, l’organizer smart du télétravail flexible
Venez au bureau au bon moment pour croiser les bonnes personnes
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Une réponse à toutes les questions que pose le télétravail
Le lieu de travail n’est plus unique, il n’est plus seulement le bureau. Les collègues ne viennent plus au bureau pour faire leurs mails mais pour rencontrer leurs collaborateurs. Poser une journée de télétravail n’est pas la même chose que poser une journée de congés Gérer intelligemment le flex office nécessite une prise en considération de la politique liée au télétravail. Flex Office et télétravail s’imbriquent parfaitement dans une gestion globale des coprésences
Un parcours utilisateur simple
Gestion collaborative
de la présence
Télétravail, bureau,
congés, travel
Flex Office
& Gestion des flux
Bureaux, parkings
et plateaux repas
Monitoring
& outils de pilotage
Télétravail et taux
d'occupation des espaces
4 modules distincts et complémentaires
L'application qui réinvente la présence entre collègues
Module Collaboratif
L’agenda partagé des présences. Tout collaborateur déclare et partage l’organisation de sa semaine (domicile, travail, absence).
Permettre aux collaborateurs de s’organiser en fonction de leurs collègues :
- Qui sera au bureau demain ?
- Où sont mes collègues ?
- Quel est le meilleur moment pour rencontrer les autres au bureau ?
Exemples de fonctionnalités:
- Agenda des présences en mode capacitaire
- Vérification de la prévision collaborateur en fonction des accords & modalités définis
- Partage des plannings (soumis) avec la communauté (avec ou sans restrictions)
Module Pilotage
Adapter son management à la nouvelle organisation du travail entre présentiel et distanciel
Organiser la présence sur site des équipes en fonction des besoins et des taux d’occupation visés. S’assurer que les accords d’entreprises soient intégrés & respectés.
- Quels sont les droits à paramétrer pour mes équipes (accords d’entreprise) ?
- Comment faire appliquer ces droits (workflow validation) ?
- Qui est où ? Où sont les équipes (bureau, télétravail, déplacement, off) ?
- Quel taux d’occupation définir par site ?
Exemples de fonctionnalités:
- Tableaux de bord & indicateurs : Analyse de la répartition d'activité Présentielle / Distancielle (Réel, Prévu, Comparatif)
- Approbation des plannings : Management des plannings collaborateurs, Module Manager avec vision consolidée des équipes
- Données enrichies: Contraintes locales Manager (modalités spécifiques)
Module Logistique
Rendez vos bureaux flexibles en intégrant votre nouvelle politique sur le télétravail
Permettre aux collaborateurs de s’organiser en fonction de leurs collègues
Permettre à l’entreprise d’optimiser l’occupation des bureaux :
- Qui sera au bureau demain ?
- Où sont mes collègues ?
- Quel est le meilleur moment pour rencontrer les autres au bureau ?
- Y a-t-il de la place quand je souhaite venir au bureau ?
- Puis-je être près de mon équipe ?
- Puis-je choisir mon emplacement : poste de travail, bureau, salle de réunion ?
- Comment calculer les m2 superflus ?
Exemples de fonctionnalités:
- Réservation sur choix d’emplacement par l'application en fonction des disponibilités (postes, salle de réunion)
- Réservation d'emplacement en fonction d'un collègue ou communauté
- Gestion des collaborateurs sédentaires, affectés, nomades
- Déclaration de présence en mode capacitaire (arrivée / départ d'un espace par lecture QR-CODE ou saisie code Espace)
- Par utilisation d'un emplacement réservé (arrivée / départ de l’emplacement)
- Par réservation immédiate d'un emplacement/ressource disponible
Module Aménagement d’espace
Rationaliser les surfaces de bureau : ROI immédiat !
Une flexibilisation des présences permet d’économiser en surface de bureaux.
Si le site transforme une journée de travail par semaine en télétravail, 20% des m2 peuvent être supprimés.
Cette économie double vite quand le nombre de jours télé-travaillés augmente.
Nos capteurs pour compter les présences heure par heure permettent de collecter une donnée réelle pour simuler la surface optimum d’espace de travail nécessaire à l’organisation.
Une solution simple, sécurisée et parfaitement intégrée
hubtobee est une application SAAS clé en main, 100% intégrée aux systèmes de l’organisation et sécurisée, sans coût d’installation ni de déploiement. La solution dispose de la certification RGPD réalisée par VirtualDPO®.
Plus de 70 000 professionnels nous font confiance
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