Flex-office : un outil de bien-être en entreprise

Flex-office, parfois nommé « bureau flexible » ou « le sans bureau fixe », n’est pas un phénomène récent. Beaucoup de cabinets de conseil sont déjà passés à l’organisation du bureau sans attribution de postes de travail précis dans les années 90.Cependant, la démocratisation du télétravail post-pandémie et, par conséquent, la réduction des espaces de bureaux ont mené à la vulgarisation du flex-office parmi un grand nombre d’organisations françaises.

En 2021, 55% des entreprises envisageaient de passer au flex-office contre 16% qui avaient déjà adopté le bureau flexible avant la pandémie. De plus, 42% des sociétés ont fait de la flexibilité immobilière une priorité en 2022, notamment de grands groupes qui y voient une opportunité de faire des économies sur leurs dépenses immobilières.

Parmi les RH, la propagation du flex-office a provoqué des questions sur le bien-être des employés sans bureau fixe.

Nous avons parlé avec Alexandre Long, le cofondateur de Agilea, pour mieux comprendre les risques liés au bureau flexible, sur la santé physique, mentale et sociale des salariés, et comment les entreprises peuvent profiter du flex-office pour améliorer le bien-être de leurs équipes.

Hubtobee : Quels sont les risques du flex-office sur le bien-être des salariés ?

Alexandre : L’inexistence de bureaux attribués peut avoir des impacts négatifs sur le bien-être des employés. Nous pouvons les catégoriser en deux grands groupes : risques psychosociaux et troubles musculosquelettiques.

Une cause racine des risques psychosociaux est souvent la perte des repères, que résume bien le fameux acronyme, ATAWAD (Any time, anywhere, any device ).

Changements de routine, télétravail de n’importe où, manque d’espace personnel au bureau (aucune photo de famille au coin de la table), perte de certains liens sociaux, horaires flexibles… Cela a abouti à l’explosion totale du cadre formatif existant depuis longtemps dans la vie scolaire, puis professionnelle, de chaque employé.

Les collaborateurs peuvent se sentir isolés, frustrés, perdus, et, à la fin, démotivés dans un environnement sans bureau fixe. Le stress lié au sentiment de ne plus être à sa place, au propre comme au figuré, entraîne une baisse d’efficacité et de satisfaction au travail.

Dans les cas où il n’y a pas de possibilités de réserver de poste de travail à l’avance, la matinée des employés devient consacrée à trouver une place près d’un ami, d’un chauffage ou d’une machine à café, tout en évitant le siège trop proche des toilettes ou d’un collègue bavard. C’est la galère ! Pour ceux qui sont arrivés les derniers, ne pas trouver un espace confortable pour le travail se transforme en journée contrariante et bien souvent improductive.

Finalement, le bureau flexible finit souvent aussi en travail non-stop. Les salariés perdent la frontière entre vie privée et vie professionnelle, en restant toujours connectés et exposés aux écrans. Et cela peut conduire au burn-out.

Une autre problématique pour les employés sans bureau fixe est l’ajustement du poste de travail aux besoins physiques, afin d’éviter l’apparition de troubles musculosquelettiques (TMS) comme le mal de dos, d’épaule ou de poignet.

Avant, quand on avait un bureau dédié, le réglage de la chaise et des autres équipements s’effectuaient une seule fois, à l’arrivée dans le poste. Aujourd’hui, en flex-office, cet ajustement opérationnel du poste du travail est devenu une tâche quotidienne.

Malheureusement, la majorité des employés manque des connaissances nécessaires, de temps ou de motivation pour bien régler leurs équipements. Ignorer l’adaptation ergonomique du poste de travail peut entraîner, bien souvent et dans un laps de temps plus court que beaucoup n’imaginent, de graves troubles musculosquelettiques. Je ne parle même pas du travail depuis votre lit ou canapé, quand vous êtes en télétravail…

De plus, pour les collaborateurs avec des exigences spécifiques de santé, l’équipement commun ne peut pas toujours assurer de bonnes conditions de travail. Les problèmes de santé, préalablement cachés derrière le bureau personnalisé, ressortent en environnement flexible et peuvent mener à des aggravations des troubles musculosquelettiques existants, ou même avoir un impact négatif sur la santé mentale et sur l’équité entre salariés.

Hubtobee : Pourquoi les entreprises choisissent-elles alors de passer au flex-office ?

Alexandre : Malgré les différents risques associés à la santé, le flex-office reste une solution attractive pour les entreprises et leurs employés.

Premièrement, beaucoup d’entreprises sont accrochées par l’aspect financier. Les organisations qui pratiquent le mode hybride du travail peuvent réduire les espaces des bureaux jusqu’à 40% en faisant ainsi de grandes économies sur l’immobilier.

De plus, le flex-office offre plus de liberté et d’autonomie et permet aux salariés de rencontrer plus de collègues en créant de nouveaux liens sociaux et de nouvelles opportunités professionnelles.

Finalement, quand il est mis en place correctement, le bureau flexible peut augmenter la productivité et le bien-être des salariés.

Hubtobee : Alors, comment faire du flex-office un outil de bien-être ?

Alexandre : Pour faire du flex-office un outil de bien-être, il faut que les salariés deviennent les acteurs, et non les consommateurs, du bureau flexible.

Les collaborateurs deviennent les acteurs de leur vie sans bureau fixe, s’ils peuvent choisir et s’approprier individuellement les moyens de travail les plus adaptés à leur profession, leur physique et leur santé.

Le management devrait fournir aux employés des équipements de travail facilement ajustables et les former à leur utilisation. Des workshops et des formations fréquentes devraient devenir une partie essentielle du budget dédié au flex-office.

Cependant, les formations ne sont pas suffisantes pour accompagner les salariés dans leur organisation du travail flexible au quotidien.

Le suivi de ces formations est indispensable. C’est là que les outils digitaux RH interviennent.

Grâce à différentes applications digitales, les salariés peuvent aujourd’hui réserver en avance les bureaux qui leur conviennent le mieux, en oubliant le stress quotidien lié à la recherche d‘une place à côté de son équipe.

Certaines technologies permettent aussi aux RH et responsables d’environnement du travail d’effectuer un suivi des utilisations des postes de travail et d’optimiser les espaces de bureau avec la préoccupation d’accroître la satisfaction des salariés.

Il y a aussi des outils qui permettent de minimiser les risques sur la santé physique des collaborateurs sans bureau fixe. Basés sur l’intelligence artificielle, ils font des rappels de bonnes pratiques au travail (posture, travail avec écran, etc.) et répondent aux questions des employés sur l’utilisation des équipements.

De plus, ces applications peuvent servir d’outils de communication, et effectuer un premier filtrage des demandes liées à la santé des salariés, permettant aux responsables de l’environnement du travail de les prioriser et de réagir rapidement aux problématiques les plus urgentes.

Pour résumer, dans la situation où le bureau flexible est bien pensé, réellement flexible (correspondant bien aux besoins de tout le monde) et où les employés sont formés sur les questions d’ergonomie au travail avec une bonne utilisation des équipements et un soutien d’outils digitaux, le flex-office devient un vrai vecteur de bien-être.

À propos d’Agilea

Agilea est une solution digitale innovante conçue pour aider chaque collaborateur à gérer les risques associés à ses environnements de travail, qu’il se situe dans les locaux de l’entreprise ou ailleurs (itinérance, missions chez des clients, télétravail). Agilea, via son approche transversale, permet au management d’effectuer un suivi des risques psychosociaux et des TMS des salariés, en assurant leur bien-être, même en travail hybride.