Comment choisir une application de travail hybride  ?

Durant la pandémie, les organisations se sont principalement appuyées sur Excel pour gérer le télétravail.

Aujourd’hui où le travail hybride est plus ancré que jamais, les entreprises sont à la recherche de solutions numériques plus interactives, faciles à utiliser et mieux intégrées aux systèmes d’informations pour organiser les équipes hybrides.

Cependant, le marché des applications SaaS ayant pour but d’accompagner les entreprises dans leur transformation vers le mode de travail hybride s’est vraiment développé.

Pour les RH, il n’est ainsi pas forcément simple de choisir la solution adéquate parmi toute l’offre.

La manière dont nous traitons le travail hybride change

La crise sanitaire a offert aux travailleurs la flexibilité du lieu de travail, c’est-à-dire la possibilité de choisir où travailler, ce qui a favorisé une préférence durable pour le télétravail.

Pour cette raison, le travail hybride va continuer à évoluer, et la manière dont nous le traiterons évoluera aussi.

Aujourd’hui, les entreprises reconnaissent l’importance de cette forme de travail à long terme. Elles se préparent à réévaluer leurs modes d’organisation actuels afin de construire un nouveau modèle plus durable et plus inclusif.

Un véritable défi pour les départements de ressources humaines.

Les RH sont en première ligne pour élaborer le meilleur modèle de travail hybride possible, mais aussi choisir pour un outil qui répondra le mieux aux nouveaux besoins des collaborateurs, des managers et de la direction.

Les critères de choix d’un outil de travail hybride

Ces critères varient en fonction des besoins et des spécificités de chaque entreprise.

Toutefois, voici quelques critères importants à prendre en compte :

La taille et la structure de l’entreprise

Les besoins en termes d’outils de travail hybride peuvent varier en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise.

Une petite entreprise aura peut-être besoin d’outils simples et plug-and-play.

Tandis qu’un grand groupe aura besoin d’un logiciel plus sophistiqué, déployable à grande échelle, facilement intégré avec d’autres solutions digitales d’entreprise, et hautement sécurisé.

Il est important de s’assurer que la solution choisie puisse être ajustée en fonction de l’évolution des besoins en travail hybride et en fonction de la croissance et des changements structurels de l’organisation.

Le niveau de la flexibilité des travailleurs et des espaces

Avec le télétravail, de plus en plus d’employés sont amenés à travailler n’importe où et n’importe quand.

Il est donc important de choisir une application de travail hybride qui couvre tous les aspects du travail flexible : à la fois le télétravail et le flex office.

Cependant, si une entreprise impose les mêmes règles de télétravail pour tous les employés avec un faible ratio de bureaux par employé, un outil avec un accent sur la réservation des espaces de travail sera un meilleur choix.

Néanmoins, les entreprises qui ont des modalités de télétravail complexes et personnalisées préfèrent choisir un logiciel du travail hybride avec des fonctionnalités avancées sur la déclaration du télétravail et le paramétrage des modalités.

L’intégration avec les outils existants

La fluidité des données est importante pour le bon fonctionnement des entreprises hybrides.

Les intégrations natives avec les SIRH, y compris les applications de paie et les outils de gestion du temps de travail (GTA), sont essentielles pour un logiciel de gestion du télétravail. Cela permet un pilotage du travail hybride plus agile depuis un système d’informations unique ainsi qu’une gestion plus efficace du suivi des accords de télétravail et des allocations individuelles.

L’expérience utilisateur est un autre critère évidemment très important dans le choix de l’outil.

C’est pourquoi les intégrations avec l’environnement Microsoft ou Google, ainsi qu’avec la messagerie d’entreprise (Slack, Microsoft Teams, etc.) est indispensable pour une expérience collaborateur plus fluide, un gain significatif de temps et plus de sécurité.

La sécurité et la confidentialité des données

La sécurité et la confidentialité des données sont des critères de choix essentiels pour les entreprises. Il est donc important de s’assurer une protection adéquate des données sensibles de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Les bonnes pratiques pour choisir une solution de travail hybride

Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour choisir un outil de travail hybride :

Bien étudier les besoins

Avant de choisir un outil de travail hybride, assurez-vous d’avoir une vision claire sur votre modèle de travail et sur les besoins de votre entreprise.

Notre guide RH vous aidera à définir étape par étape chaque aspect du travail hybride et à mettre en place un modèle unique qui corresponde parfaitement au type d’activité et à la culture de votre entreprise.

Selon le mode de travail choisi, identifiez et priorisez les besoins des différents acteurs du travail hybride : collaborateurs, managers, RH, services immobilier et informatique. Puis, comparez cette liste aux fonctionnalités proposées par les fournisseurs des applications présélectionnées.

Impliquer toutes les parties prenantes dans la sélection

Il est important d’impliquer tous les départements concernés dans la sélection d’un outil de travail hybride.

N’hésitez pas à discuter avec vos services immobiliers, la direction et le département informatique pour comprendre leurs besoins et obtenir leurs recommandations.

Par exemple, les services généraux peuvent vous aider à définir les besoins en utilisation des espaces de travail en mode hybride. Tandis que le service informatique vous expliquera comment vous assurer que l’application est sécurisée et compatible avec d’autres plateformes digitales existantes.

Finalement, les collaborateurs et les managers d’équipes seront les principaux utilisateurs de l’outil et sont donc les mieux placés pour fournir des informations précieuses sur leurs besoins et leurs préférences. N’hésitez pas alors à les inclure dans votre décision !

Assurer une formation et une assistance continue

Une fois que vous avez choisi un outil de travail hybride, il est important de fournir une formation adéquate et une assistance continue aux collaborateurs. Cela facilitera l’adoption de l’outil et permettra aux utilisateurs de tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités.

C’est pourquoi, n’oubliez pas de vérifier que le fournisseur d’application de travail hybride dispose d’une équipe client dédiée, d’un support disponible 24h sur 24 et de ressources pratiques (vidéos, tutos, FAQ) pour vous aider à former vos équipes au nouvel outil.

Les questions à se poser pour le choix d’outil de travail hybride

Il n’est pas forcément simple de choisir une solution de travail hybride.

Afin de faire le bon choix, il est utile de se poser les questions suivantes :

• L’outil s’intègre-t-il facilement dans mon SIRH ?
• Peut-il être personnalisé en fonction de l’évolution des besoins des différents services/employés de l’entreprise ?
• Est-il simple d’utilisation (tant pour les salariés que pour leurs managers) ?
• Est-il sécurisé et conforme au RGPD ?
• Répond-il à tous les besoins ?

Une application de télétravail bien choisie vous aidera non seulement à faciliter le travail et la vie de vos équipes hybrides mais aussi à améliorer votre marque employeur et à faire des économies.

Chez Hubtobee, nous accompagnons nos clients dès la définition du besoin jusqu’à la mise en place et le suivi. Découvrez notre atelier sur les approches hybrides ou réservez directement un rdv ici.