Management Hybride : comment gérer une équipe à la fois en présentiel et à distance ?

Le monde du travail a été bouleversé par la pandémie et le travail hybride est devenu la norme pour de nombreuses entreprises. Bien que ce mode de travail ait donné naissance à de nombreux avantages tels que la flexibilité ou la réduction des coûts, il a également créé de nouveaux défis pour les managers qui doivent s’adapter rapidement à ce nouveau paysage professionnel.

Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour manager une équipe hybride.

C’est quoi le management hybride ?

Tout d’abord, revenons sur la définition du management hybride.

Le management hybride est une méthode de gestion des équipes qui permet de combiner et d’intégrer les aspects du télétravail et du travail au bureau. Contrairement au travail à distance, les salariés sont invités à alterner entre ces modes de travail différents en fonction de leurs besoins et de leurs préférences. Cela offre aux employés une plus grande flexibilité, sans perdre complètement le contact humain.

Les avantages du travail hybride sont nombreux. Pour les entreprises, il permet de réduire les coûts liés à la location de bureaux tout en améliorant la satisfaction et la productivité de leurs salariés. Pour les employés, il permet un meilleur équilibre travail-vie personnel, une réduction du temps passé dans les trajets bureau-domicile et un accroissement de la productivité individuelle.

Mais, ces conséquences positives n’existent que si le travail hybride est bien géré et adapté à la culture et aux valeurs propres à chaque entreprise. En effet, ce mode de travail peut avoir des effets néfastes sur le bien-être des employés et sur leur productivité en général s’il est mal adapté.

La communication est probablement un des plus grands challenges du management hybride. Si a priori la technologie facilite les échanges, il n’est pas toujours facile de communiquer par écrans interposés ! Par exemple, certains employés peuvent souffrir de la « Zoom fatigue » qui apparaît après un trop grand nombre de réunions en visioconférence.

Un travail hybride mal géré peut également impacter la cohésion d’équipe. La diminution de relations ‘face to face’ peut créer une distance entre les membres d’une même équipe. Cela peut être accentué par le fait que certains salariés passent plus de temps au bureau que d’autres provoquant parfois une division dans le groupe.

Il est également essentiel que la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance des employés ne diminuent pas avec moins de présence au bureau.

Vous l’aurez compris, le travail hybride présente des défis importants pour les collaborateurs et pour l’entreprise. Pour relever ces enjeux, un bon management hybride est alors nécessaire.

Quels sont les clés d’un bon management hybride ?

Le management hybride nécessite un certain nombre de conditions pour réussir. Nous avons listé les cinq plus importants ci-dessous.

Le mot d’ordre : flexibilité

Bien que certains puissent penser que le modèle « trois jours au bureau et deux jours chez soi » est la seule façon de mettre en place ce mode de travail, il y a beaucoup de modèles, chacun servant un objectif différent selon les types de Business.

Par conséquent, le mode de travail hybride choisi est propre à chaque entreprise. C’est pourquoi, il est important d’adapter le travail hybride à la culture de l’entreprise. Pour cela, il faut s’assurer que le mode de travail choisi cultive et conserve les valeurs fondamentales de l’entreprise. Il est indispensable que le mode de télétravail choisi soit compatible avec ces valeurs pour développer un modèle équilibré et en harmonie avec les besoins et les attentes des collaborateurs.

Il est alors essentiel que le manager soit à l’écoute de ses équipes. Il faut prendre en compte toutes les parties prenantes. Chaque entreprise choisie de structurer son propre modèle de travail hybride : celui qui fonctionne le mieux pour ses collaborateurs. Il est également important de prendre en compte les besoins de l’entreprise, ses actifs immobiliers et technologiques pour mieux appréhender la transition vers ce nouveau mode de travail.

Outiller ses équipes

Il est primordial que les collaborateurs aient accès aux ressources et aux outils adaptés au travail hybride.

Les managers doivent être en mesure de fournir aux équipes des logiciels qui aident à travailler ensemble à distance. Les collaborateurs doivent tous être équipés du matériel informatique adéquat (ordinateur portable, connexion internet stable…). Ces nouveaux outils sont indispensables à la mise en place d’un système de communication asynchrone. C’est-à-dire, un système de communication qui garantit que les collaborateurs qui ne travaillent pas au même endroit ou sur les mêmes créneaux horaires aient quand même accès à toutes les informations en temps voulu.

Pour s’assurer que les équipes s’adaptent efficacement au travail à distance, les managers peuvent aussi proposer des formations pour que les employés aient toutes les connaissances et les compétences nécessaires pour être performant à distance. Le mode de travail hybride étant en constante évolution, des workshops doivent être fréquemment proposés aux équipes pour s’assurer qu’elles sont toujours formées et à jour.

Établir des normes de travail claires et précises

Établir des normes de travail claires et précises est crucial pour bien gérer une équipe hybride. Le travail à distance peut donner l’impression de plus de liberté, mais cela peut également conduire à des incertitudes et des frustrations si les attentes ne sont pas clairement définies.

Pour commencer, le manager doit déterminer la fréquence de jour en présentiel par mois ou par semaine. Il est important de noter que cela peut varier en fonction des différents rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe.

Ensuite, des règles claires doivent être établies pour les horaires de travail et les plages horaires de contact autorisées. Les membres de l’équipe doivent comprendre les attentes en matière de disponibilité et de temps de réponse, ainsi que les heures de travail attendues.

De plus, des normes en termes de charge de travail doivent être définies. Les membres de l’équipe doivent avoir une compréhension claire de leurs responsabilités et des délais associés. Les attentes doivent être clairement communiquées en ce qui concerne les priorités, les échéances et la qualité du travail.

De même, le contrôle du temps de travail peut être nécessaire pour s’assurer que les membres de l’équipe travaillent efficacement et de manière équitable, en particulier pour les membres qui travaillent à distance. Cela peut passer par l’utilisation de logiciels de suivi ou par une communication régulière avec les membres de l’équipe.

Même dans un mode de travail qui vise à plus de souplesse, un encadrement précis des équipes par le manager est essentiel pour créer une ambiance de travail positive et productive.

Évaluer régulièrement la performance de vos équipes

Ce sont les salariés qui vont être le plus affectés par cette transition vers le travail hybride. Donc, il faut qu’ils soient au cœur du projet et que leurs points de vue et ressentis soient toujours écoutés. Le mode de travail hybride choisi n’étant pas fixe, il doit constamment évoluer et être amélioré en fonction des avis des équipes. Les salariés doivent être invités à partager leur niveau de satisfaction, de motivation, de stress et de frustration régulièrement.

Le manager peut alors organiser des appels individuels réguliers pour donner l’opportunité aux salariés de s’exprimer. Des enquêtes anonymes peuvent aussi être mises en place pour garantir l’authenticité des avis.

Par la même occasion, le manager pourra donner des feedbacks réguliers pour s’assurer de la motivation de ses équipes. Ces points réguliers sont aussi importants pour s’assurer que chacun a compris le travail et les objectifs qu’il doit accomplir. Le manager pourra également aider chacun à hiérarchiser ses tâches. Des logiciels comme Trello et Asana peuvent aussi être utilisés comme support pour faciliter le suivi des projets et des tâches planifiées.

Éviter la déconnexion humaine

Le travail à distance peut entraîner une diminution des échanges informels, qui sont pourtant essentiels pour la socialisation et la fluidité de la communication au sein de l’équipe. Cette perte de connexion peut avoir un impact sur la cohésion de l’équipe, la motivation individuelle et collective, et finalement sur la productivité.

Il est alors essentiel que le manager s’assure que les rituels d’équipes perdurent. Il doit constamment inciter les équipes à se voir en présentiel pour cultiver le lien social et l’esprit d’équipes. Par exemple, des afterworks ou des activités en équipe pourraient être organisés pour encourager le lien social. Cela pourrait contribuer à réduire la Zoom fatigue et conserver les conversations spontanées entre collègues qui sont indispensables à la cohésion d’équipe.

À distance aussi ces liens informels doivent être conservés. La mise en place de chats réservés aux conversations informelles ou des petits déjeuners virtuels sont des exemples de moyens pour conserver le lien social à distance.

Le manager doit aussi doubler son attention quant à la motivation de ses équipes. Il doit s’assurer de l’inclusion de chacun, et ce dans un environnement à distance ou les signaux sont plus difficiles à cerner. Il doit constamment évaluer quand son équipe est plus productive et plus heureuse pour adapter la gestion du travail hybride.

Adaptez-vous aux nouvelles réalités hybrides de travail

En mettant en pratique les conseils que nous avons évoqué tout au long de cet article, les managers peuvent créer une culture d’entreprise plus connectée, encourager la collaboration, et soutenir les membres de l’équipe dans leur développement personnel et professionnel. En fin de compte, cela permettra aux entreprises de tirer le meilleur parti de leurs équipes à distance et de se distinguer de la concurrence. Alors n’ayez pas peur de vous adapter aux nouvelles réalités de travail et de mettre en place des pratiques efficaces pour vos équipes hybrides.