Avez-vous besoin d’un Smart Office pour votre stratégie de travail hybride ?

Lieu de travail hybride, politique de travail à distance, bureaux partagés, smart office, consommation d’énergie intelligente, internet des objets … Il est facile de se perdre dans ce tourbillon de nouvelles tendances technologiques des lieux et des modes de travail.

La réalité est que toutes ces innovations technologiques et ces nouveaux concepts sont devenus des parties essentielles de nos vies professionnelles. Elles nous aident à rester connectés et productifs peu importe où et comment nous travaillons.

Les lieux de travail hybrides, par exemple, favorisent un environnement de travail plus flexible en permettant aux employés de travailler sur place ou à distance, réduisant ainsi le besoin de voyager et de passer de longues heures dans les transports en commun. De plus, les politiques de travail à distance nous permettent de travailler depuis n’importe quel endroit avec accès aux mêmes ressources, ce qui favorise l’équilibre entre nos vies professionnelles et personnelles.

Dans un modèle de travail hybride, les employés doivent se connecter aux rendez-vous en ligne, accéder facilement aux fichiers partagés et collaborer sur des projets. Puisque toute l’équipe n’est pas toujours présente au complet sur le lieu de travail, les spécialistes des ressources humaines et les dirigeants commencent à réfléchir à une optimisation de l’aménagement des bureaux. Cela permet aux employeurs d’utiliser leurs espaces de manière plus efficace tout en offrant la liberté de se déplacer et d’être à l’aise dans leur environnement de travail.

C’est là que le Smart Office entre en scène. C’est une combinaison remarquable de technologie et de réactivité, où des outils puissants sont mis en œuvre pour créer un flux de travail transparent et apporter de l’efficacité à l’organisation. Les économies de coûts, l’optimisation des ressources, l’amélioration de la productivité et de l’engagement ne sont que quelques-uns des avantages qui accompagnent ce nouveau type de conception du lieu de travail.

Alors, intéressons-nous à ce qu’est un Smart Office. Quels besoins couvre-t-il exactement dans le cadre d’une stratégie de travail hybride ? Avez-vous réellement besoin d’un système de gestion smart office pour organiser votre modèle hybride.

Qu’est-ce que le Smart Office ?

Le Smart Office est un lieu de travail qui utilise la technologie pour améliorer l’expérience de ses employés et de ses visiteurs. Le but est de rendre l’espace de bureau plus intelligent et efficace en intégrant des systèmes automatisés pour contrôler des services à distance. Le Smart Office peut combiner plusieurs modules, tels que :

• La gestion et la planification des bureaux partagés.
• L’optimisation de l’énergie et des ressources,
• La gestion de communications unifiées,
• Les capteurs d’occupation de salles de réunions et des lieux de travail,
• Le paiement “sans contact”,
• Les systèmes de contrôle de sécurité,
• Les environnements de collaboration.

Un vaste réseau de capteurs, de dispositifs et de mécanismes est utilisé pour tout faire fonctionner de manière transparente au sein d’un système de gestion Smart Office. Une fois connectés au cloud, ils utilisent l’IdO (Internet des objets). Cette technologie repose sur l’échange de données entre des appareils intelligents, qui peuvent envoyer et recevoir des informations sur Internet. Leur interactivité est ce qui rend le système « Smart ».

L’inter-connectivité des appareils via Internet permet une quantité importante d’informations échangées en temps réel. De cette manière, le « Smart Office » révolutionne notre façon de travailler, facilitant l’accès au lieu de travail et favorisant la productivité des employés.

Avec ses capteurs intelligents et ses systèmes de contrôle, le Smart Office nous fournit les informations nécessaires pour nous aider à prendre les bonnes décisions pour consommer moins d’énergie. Ainsi, nous pouvons maximiser l’utilisation de nos équipements pour baisser la consommation d’énergie, réaliser des économies financières et réduire notre impact environnemental.

Rendre votre bureau intelligent comporte son lot de défis. La technologie nécessaire pour mettre en place des bureaux intelligents est coûteuse. Les organisations doivent investir dans des systèmes haut de gamme qui prennent en charge beaucoup de flux de données, ce qui implique souvent un coût élevé. Intégrer correctement ces systèmes n’est pas une tâche facile, car ils doivent être connectés manuellement aux appareils et aux réseaux déjà en place et il faut consacrer beaucoup de temps et de ressources à la maintenance du système. Il faut que les entreprises gardent ça à l’esprit avant d’investir dans la configuration d’une solution de Smart Office.

Trouver des solutions à ces défis rendra votre bureau plus attrayant et améliorera considérablement l’environnement de travail pour vos employés. C’est très satisfaisant de voir ses coéquipiers obtenir de meilleurs résultats sans effort !

Regardons maintenant une autre tendance importante pour optimiser le lieu de travail : le travail hybride. Quels sont les besoins d’un modèle hybride qui pourraient (ou non) être couverts par le smart office ?

Qu’implique une stratégie de travail hybride

L’introduction d’un modèle de travail hybride vise à stimuler la productivité et l’engagement des employés qui sont retournés au bureau après plusieurs vagues de COVID-19. Le travail hybride permet aux employés de travailler à distance et dans divers lieux, que ce soit au bureau, à la maison ou dans un espace de co-working.

Dans un modèle de travail hybride correctement conçu et mis en œuvre, le travail à distance est utilisé pour les tâches individuelles et concentrées, et le bureau est utilisé comme centre pour les activités sociales et collaboratives. Cette flexibilité stimule le moral et la productivité tout en aidant à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Une excellente communication est vitale dans le travail flexible car il nécessite coordination et confiance. Passer à l’hybride implique que les départements des ressources humaines, les dirigeants d’entreprise et les employés analysent profondément les particularités de leur culture d’entreprise, apprennent à surmonter les défis au sein des équipes et tirent le meilleur parti de ce qu’ils font le mieux.

Le modèle de travail hybride est une politique mais aussi un nouveau mode de gestion. Cela peut complètement transformer la façon dont le travail est effectué. On peut améliorer le modèle hybride en utilisant une technologie plus avancée et certains aspects nécessitent des solutions intelligentes :

• Combiner le travail à distance et au bureau nécessite une vue d’ensemble centralisée de l’emplacement de chacun et de la manière dont il peut être contacté.
• Une planification adéquate des réunions est nécessaire pour les managers et les employés, idéalement intégrée aux calendriers de travail personnels.
• Pour le partage de bureaux, un système de planification aide à éviter les conflits de réservation d’espace de travail.
• Avec la baisse du nombre de personnes présentes en permanence au bureau, il est possible d’économiser sur l’immobilier et de baisser la consommation d’énergie.
• Pour communiquer à distance sur des sujets confidentiels, un certain niveau de sécurité numérique peut être nécessaire.

Fournir un environnement qui encourage la collaboration, la personnalisation et la commodité est essentiel. De cette manière, la technologie smart office peut transformer n’importe quel lieu de travail en un environnement connecté et efficace.

Que fournissent les systèmes de gestion Smart Office ?

Les lieux de travail du futur sont remplis de technologies sophistiquées qui permettent aux employeurs de surveiller et de garantir la sécurité et la santé de leurs employés. Par exemple, les systèmes de reconnaissance faciale détectent lorsque trop de personnes sont dans une pièce, empêchant les regroupements et assurant la distanciation sociale. Les travailleurs peuvent accéder à leur espace de travail de n’importe où, et des robots autonomes désinfectent l’espace. Avec ces innovations connectées, notre vision de l’avenir est radicalement transformée.

La principale caractéristique des systèmes de gestion Smart Office est qu’ils fonctionnent sur le cloud. Ils peuvent être exploités et surveillés à distance, permettant une gestion globale des installations et une personnalisation de l’expérience des employés. Pour les personnes et les machines, rester connecté est crucial pour garantir le modèle de travail hybride.

Ainsi, un système Smart Office peut fournir une vue d’ensemble des emplacements de l’équipe et des coordonnées de contact. Il propose généralement une combinaison de salles de discussion, d’espaces de travail virtuels et d’autres outils de communication pour coordonner les employés à distance et en présentiel.

De plus, il offre de puissants outils de planification pour coordonner les activités en présentiel, telles que la réservation de postes de travail et de salles de réunion. De nombreux systèmes offrent également des capteurs, des tags NFC (Near Field Communication) et une technologie d’analyse qui peuvent détecter lorsque certaines zones ne sont pas occupées, ajuster la température et l’éclairage en conséquence, et plus encore. Le principal avantage de ces outils est l’économie de surface et la réduction de la consommation d’énergie.

Compte tenu de la diversité de besoins de tout Smart Office, une grande variété de technologies peuvent travailler ensemble, telles que la VoIP, le Wi-Fi, le Bluetooth, et autres. Les systèmes de paiement dématérialisés et les codes QR deviennent également de plus en plus populaires dans les bâtiments intelligents pour que le personnel puisse effectuer des paiements pour les repas, s’enregistrer dans leur espace de travail pré-réservé, ou autres.

Des systèmes de contrôle de sécurité existent également pour protéger l’environnement de travail à distance ou en présentiel. Cela comprend des solutions de contrôle d’accès pour un accès sécurisé et une vidéosurveillance ou d’autres technologies de surveillance. Cela permet de garantir un niveau de sécurité supplémentaire pour les lieux de travail qui reposent principalement sur la confiance et la liberté.

Le dernier élément essentiel du smart office pour une équipe hybride est la gestion des espaces de collaboration, que ce soit en présentiel ou à distance. Les vidéoconférences, le partage d’écran et les tableaux blancs virtuels deviennent de plus en plus courants. Des solutions telles que Microsoft Teams, Zoom et Slack favorisent la collaboration et rendent le travail plus simple et plus productif. En présentiel, des outils tels que l’enregistrement vidéo d’écrans ou les tableaux blancs interactifs peuvent favoriser encore davantage la collaboration en équipe.

Avec les bonnes pièces du puzzle en place, la technologie Smart Office peut transformer n’importe quel lieu de travail en un environnement connecté et efficace, permettant une collaboration à distance et l’intégration des outils nécessaires pour gérer avec succès un modèle de travail hybride.

Est-ce que ça vaut la peine de passer au smart office pour améliorer le fonctionnement d’une équipe hybride ?

Le développement des solutions internet pour résoudre les problèmes du travail hybride peut être considérée à la fois comme une bénédiction et un fardeau. D’un côté, cela rend les mesures de sécurité et le suivi des besoins de nettoyage plus faciles et plus fluides. D’un autre côté, avoir autant de technologie sur le lieu de travail peut donner une impression d’envahissement et même d’ingérence. Pour penser le lieu de travail de demain, il est important de prendre en compte ces sentiments contradictoires, qu’ils soient mineurs ou majeurs, afin que chacun puisse se sentir en sécurité et à l’aise au travail.

Tout d’abord, il est important de prendre en compte les implications d’un Smart Office ainsi que ses avantages. Les solutions intelligentes pour le travail et la collaboration à distance sont une partie intégrante d’un modèle de travail hybride et, lorsqu’elles sont utilisées correctement, peuvent contribuer à créer une meilleure culture au sein de l’entreprise. Il peut y avoir des économies potentielles à réaliser, car l’éclairage économe en énergie, les dispositifs d’arrêt automatique à détection de mouvement et la gestion intelligente des postes de travail peuvent entraîner des réductions de coûts significatives, même en tenant compte de l’achat et de l’entretien.

En même temps, les gens pourraient finir par détester ces systèmes qui suivent tous leurs mouvements et se sentir étouffés par leurs restrictions. Cela pourrait conduire à une réduction de la fréquentation et de la productivité au bureau, à un manque d’enthousiasme pour collaborer avec d’autres et à une diminution de la confiance. C’est un équilibre délicat entre efficacité et vie privée qu’il faut prendre en compte. Étudiez donc attentivement la culture et les besoins de travail de votre équipe avant de vous engager vers la mise en œuvre d’un lieu de travail plus intelligent.

Le Smart Office est l’ami du modèle hybride ; ils peuvent se rencontrer maintenant ou plus tard. Vous disposez peut-être déjà de certains éléments d’un bureau intelligent, mais peut-être pas le package complet pour le moment. Vous pouvez commencer par introduire certaines fonctionnalités dans un premier temps et observer la réponse des employés et le changement global de productivité de l’entreprise. Vous pourrez ensuite prendre de meilleures décisions plus informées et même stimuler le développement de technologies de bureau intelligentes plus empathiques et plus fluides.

L’avenir du lieu de travail est incertain, mais nous créons rapidement des possibilités qui visent à rendre le travail plus confortable que jamais. Le Smart Office peut contribuer à améliorer l’efficacité et le bien-être de vos membres d’équipe. Vous pouvez commencer par en mettre en place une partie et, petit à petit, progresser vers l’incorporation d’un système de Smart Office complet qui apportera de l’efficacité et de la valeur à votre organisation.