Comment optimiser les jours de présence au bureau dans un modèle de travail hybride

Combinant travail en présentiel et à distance, le travail hybride nécessite une tout autre organisation.

Si ce nouveau mode de travail offre de nombreux avantages aux employés et aux employeurs, il soulève aussi des questions sur la gestion efficace des jours de présence au bureau.

On peut facilement se perdre dans les différentes façons de mettre en œuvre le travail hybride.

Certains pensent que trois jours au bureau et deux jours à distance est la seule façon de faire. Mais en réalité, beaucoup d’autres modèles existent, chacun répondant à un objectif différent selon les types de business.

Dans cet article, nous allons explorer les différentes approches pour choisir le bon nombre de jours en présentiel et à distance.

Tout d’abord, quels sont les aspects à considérer avant de mettre en œuvre le travail hybride ?

Avant d’organiser sa semaine de travail en mode hybride, il est primordial de prendre en compte certains aspects :

La culture de l’entreprise

L’avantage majeur du travail hybride est qu’il apporte une grande flexibilité en permettant une alternance entre le travail à distance et le travail au bureau, selon un rythme personnalisé.

Cependant, cette personnalisation peut briser le sentiment d’unité entre les membres des équipes et complexifier l’organisation.

Elle introduit donc un risque : celui de perdre les interactions en personne, avec toutes les conséquences néfastes que cela peut engendrer. Y compris une diminution de l’attachement à l’entreprise, de l’engagement au travail et de la qualité des relations.

C’est pourquoi, peu importe le mode d’organisation hybride choisi, préserver une culture d’entreprise forte est absolument nécessaire.

Avant de choisir la répartition des jours de présences au bureau, il faut donc prendre en compte la culture propre à chaque entreprise et définir un équilibre qui préserve le sentiment d’appartenance et le collectif au sein des équipes.

L’adaptabilité des postes et des tâches

Tous les postes ne sont pas adaptés au travail à distance ou à une présence réduite au bureau. Certains rôles nécessitent une interaction étroite avec les collègues ou les clients, tandis que d’autres peuvent être exercés de manière autonome.

Il est essentiel d’évaluer les responsabilités et les exigences de chaque poste pour déterminer le nombre de jours de présence nécessaires.

Mais comment distinguer les tâches qui peuvent se faire à distance et celles qui nécessitent une présence au bureau ? Voici quelques pistes de réflexion :

• Est-ce que cette activité peut être faite seul(e) ? Ou au contraire, nécessite-t-elle plusieurs personnes simultanément (prises de décision, brainstorming, réunions de partage, team building, moments conviviaux, entretiens…) ?
• Est-ce que cette activité nécessite une certaine concentration, un environnement calme ; est-ce qu’elle peut être interrompue ?
• Est-ce que cette tâche demande l’utilisation d’outils disponibles seulement au bureau ?

Les besoins personnels …

Le travail hybride est un très bon moyen d’améliorer son équilibre de vie professionnel et personnel. Il est donc important de considérer l’aspect personnel, propre à chaque employé, avant d’organiser la semaine de travail hybride.

Chaque membre devrait pouvoir organiser sa semaine en fonction des transports, de ses obligations personnelles, de ses préférences de conditions de travail pour effectuer certaines tâches et de sa productivité.

… et les besoins collectifs

Pour organiser le mode de travail hybride, les besoins personnels et les tâches individuelles sont des aspects très importants, mais l’organisation collective est aussi essentielle. C’est pourquoi, il est indispensable de communiquer à ses collègues et à ses managers son taux de présence au bureau en amont.

Pour cela, il est nécessaire que chaque employé soit capable d’anticiper et d’organiser sa semaine à l’avance pour partager son organisation avec les autres membres de son équipe. Ainsi, il est d’autant plus important de définir des canaux de communication clairs et d’encourager la collaboration à distance et en présentiel.

Finalement, l’organisation hybride est un choix qui dépend de l’entreprise (son secteur, sa culture) mais aussi de la personnalité et du poste de chacun.

Combien de jours ?

Une question souvent posée dans le modèle de travail hybride est de savoir combien de jours de présence au bureau sont optimaux.

Il n’y a pas de réponse unique, car cela dépend de différents facteurs propres à chaque entreprise.

La plupart des entreprises imposent un certain nombre de jours en présentiel par semaine. Cela leur permet de s’adapter rapidement aux imprévus personnels et professionnels.

D’autres entreprises choisissent un nombre de jours au bureau sur une base mensuelle : une semaine complète au bureau par mois par exemple. Ce modèle crée un cadre et une stabilité qui assurent la présence des collègues au même moment, tout en permettant aux employés d’anticiper précisément leurs jours de travail à distance.

Enfin, certaines entreprises proposent un nombre défini de jours de travail à distance par an. Ce modèle offre la possibilité de planifier de longues périodes de travail à distance, ce qui convient aux personnes qui apprécient le concept de « workation » ou aux entreprises dont l’activité est saisonnière.

Ce qui est sûr, imposer les mêmes jours en présentiel pour tous les employés de l’entreprise pourrait être contre-productif.

En effet, le flex office repose sur le fait que l’entièreté des collaborateurs soit au bureau en même temps n’arrive jamais ou extrêmement rarement. Ainsi, pour optimiser ses surfaces de bureaux, il faut choisir le nombre de jours en présentiels afin que tout le monde ne soit pas présent sur site en même temps.

Il faut alors être assez flexible dans le choix des jours distance/présentiel pour que les besoins individuels des collaborateurs se coordonnent naturellement et que les bureaux ne soient pas trop remplis.

De plus, au-delà de l’optimisation des surfaces de bureaux, s’il y a trop de monde sur site, les collaborateurs fuiront le bureau car les conditions de travail ne seront pas optimales (environnement bruyant, indisponibilité des salles de réunion, de poste de travail …).

Il s’agit alors de choisir le mode d’organisation qui convient le mieux à votre entreprise et aux besoins de vos employés. Une organisation adaptée impliquera que les collaborateurs ne considéreront pas les jours en présentiels comme une contrainte et bénéficieront toujours d’un sentiment de flexibilité. Il s’agit enfaite de garantir aux employés la liberté d’organiser leur emploi du temps tout en conservant un cadre clairement défini.

Jours fixes ou jours variables ?

Indépendamment du nombre de jours et de la période d’allocation (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle), les jours définis pour le travail hybride peuvent être fixes ou variables.

Cela signifie que les entreprises ont la possibilité d’imposer la présence sur sites pour certains jours spécifiques. Par exemple, les managers peuvent exiger que leurs équipes soient présentes les lundis et les jeudis en leur laissant le choix de travailler à distance les autres jours de la semaine.

Fixer des jours en présentiel facilite l’organisation du travail des équipes. Ainsi, les équipes peuvent décider d’organiser leurs réunions en présentiels de manières fixes.

À l’inverse, les jours de travail variables offrent aux salariés la liberté de choisir leurs jours de travail au bureau et à distance en fonction de leurs besoins personnels et professionnels.

Enfin, il est aussi possible de combiner jours fixes et jours variables, en désignant un jour seulement comme jour de présence collectif sur site, tandis que les autres jours sont encouragés à être fait à distance.

Comment être sûr de faire le bon choix en termes d’organisation hybride ?

Le principe même de l’organisation du travail hybride est qu’elle offre une très grande flexibilité et donc un très grand panel de modes d’organisation. C’est d’ailleurs ce qui fait que ce mode de travail est si efficace lorsqu’il est adapté. Cependant, il est facile de se perdre parmi la multitude de possibilités d’organisation hybride.

Comment être sûr d’avoir choisi la bonne organisation pour son entreprise ? Pas de panique, il suffit de vérifier que le choix de jour de présence au bureau est en harmonie avec ces facteurs propres à chaque entreprise :

La nature du travail à faire

Certains emplois nécessitent une présence physique plus régulière en raison de la nature des tâches à accomplir. Par exemple, les emplois qui impliquent des interactions directes avec les clients ou la manipulation de matériel spécifique peuvent nécessiter une présence plus fréquente au bureau.

Collaboration au sein des équipes

La collaboration et l’interaction en présentiel peut être essentielles pour certains projets ou équipes. Si votre entreprise privilégie le travail d’équipe intense ou si vos employés ont besoin d’un soutien étroit de leurs collègues, il peut être judicieux d’opter pour un nombre de jours de présence plus élevé au bureau. Cela favorisera les échanges directs, les réunions de brainstorming et renforcera le sentiment d’appartenance à une équipe.

Productivité et performance des employés

Il est essentiel de prendre en compte l’impact du travail à distance sur la productivité et la performance des employés. Certains employés peuvent être plus efficaces et concentrés lorsqu’ils travaillent à distance, tandis que d’autres peuvent avoir besoin d’un environnement de bureau pour être productifs. Observez les résultats et les performances de vos employés dans les deux situations pour déterminer le nombre de jours de présence qui optimisent leur travail.

C’est qu’à vous de choisir le nombre de jours de présence au bureau qui fonctionne le mieux pour vous

Vous l’aurez compris, il est crucial de bien gérer les jours de présence au bureau pour assurer une collaboration efficace, une productivité optimale et une satisfaction des employés.

En tenant compte des aspects de sentiments d’appartenance, des exigences des postes, de la communication, de la flexibilité et des besoins spécifiques à votre entreprise, vous pourrez choisir le nombre de jours de présence au bureau qui fonctionne le mieux pour vous.

N’oubliez pas d’être ouvert aux ajustements et aux retours d’expérience de vos employés pour créer un environnement de travail harmonieux et performant.