Comment passer à un modèle hybride de travail en quatre étapes

En parcourant le fil d’actualités LinkedIn ou les articles récents de Forbes, on est frappé par la quantité incroyable de contenus dédiés au modèle hybride de travail.

Tout le monde fait le même constat : l’avenir du travail sera hybride.

Les employés préfèrent télé-travailler afin de parvenir à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en passant moins de temps à se déplacer.

Les entreprises offrent une plus grande flexibilité à leurs salariés et prennent soin de l’attraction et de la rétention de leurs talents, et optimisent leurs espaces de bureau.

S’il est évident que l’organisation du travail doit s’adapter aux nouvelles réalités hybrides, la façon de le faire avec succès est beaucoup moins simple.

La majorité des organisations n’ont toujours pas une vision précise, ni sur le modèle de travail hybride à mettre en place, ni sur la manière de le faire.

La transition vers un modèle hybride de travail sera progressive

Entre septembre 2021 et janvier 2022, les entreprises en France ne se voyaient plus obligées de mettre en œuvre le télétravail face à la propagation de la COVID-19.

Ainsi, septembre a marqué le début de la transformation libérale vers l’organisation hybride du travail pour les sociétés françaises qui ont ainsi pu commencer leurs expérimentations. (L’épisode du variant Omicron force une parenthèse depuis le début de cette nouvelle année, qui devrait se refermer assez rapidement, nous l’espérons.)

L’expert de Forbes en transformation des organisations et du management, David Autissier, préconise 3 cycles d’expérimentions de 3 à 4 mois pour déterminer et mettre en place le modèle hybride de travail le mieux adapté.

Ainsi de cette façon, les résultats de la transformation ne seront visibles au plus tôt qu’au troisième trimestre 2022.

Les entreprises qui ne pratiquaient pas le travail hybride avant la pandémie auront plus de mal à s’adapter. Elles devront passer par quatre étapes distinctes pour définir le modèle de travail à mettre en place : s’accorder, organiser, gérer et réaménager.

Étape 1 : Parvenir à un accord sur la politique de télétravail

La transformation vers l’environnement de travail hybride commencera par la conclusion d’un accord sur la politique de travail à distance.

Les dirigeants et le CSE devront avant tout décider du nombre de jours dédiés au télétravail et de la durée minimale de présence de chaque salarié sur site.

Les mois d’automne ont montré qu’un ratio 60/40, soit 2 jours à la maison et 3 jours au bureau, est le modèle le plus courant.

Il permet aux collaborateurs de disposer de suffisamment de temps seul pour accomplir des tâches opérationnelles tout en évitant la perte du lien social avec son impact négatif sur l’intelligence collective.

L’accord sur le télétravail devrait également encadrer la dimension spatiale du travail à distance. Il doit répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les critères d’éligibilité au télétravail ?
• Les employés peuvent-ils travailler de n’importe où ? Y a-t-il un problème si un salarié décide de travailler depuis l’étranger ou dans un coworking tiers ?
• Quelles sont les exigences de qualité concernant les conditions de travail à domicile ?

Le moment où l’accord est trouvé sur ces questions marque le début de la deuxième étape.

Étape 2 : Trouver les bons outils pour organiser des équipes hybrides

Les entreprises doivent fournir aux employés les bons outils pour faire des choix éclairés quant au moment de travailler à distance et celui d’aller au bureau, ainsi que des outils qui leur permettront de collaborer de n’importe où.

Personne ne veut en effet perdre une heure dans un métro bondé pour découvrir qu’aucun membre de son équipe n’est au bureau !

C’est bien la raison pour laquelle les RH devraient doter les employés d’une solution pratique et collaborative pour non seulement s’organiser mais aussi partager leurs agendas de présence.

Une telle solution devrait d’ailleurs être utilisée pour encadrer et documenter les accords de l’étape précédente sur le télétravail.

Pendant la pandémie, les organisations comptaient principalement sur Excel pour gérer la présence de leurs employés, espérant qu’un jour, tout reviendrait à la normale sans transformation ni changements.

Aujourd’hui, alors que le travail hybride est plus réel que jamais, les dirigeants recherchent des solutions numériques plus interactives et simples d’emploi pour organiser leurs équipes.

Le nombre de start-up et d’applications SaaS ayant pour but d’accompagner les entreprises dans leur transformation vers le mode de travail hybride a explosé en 2021. Hubtobee ne fait pas exception.

Il n’est pas forcément simple de choisir une solution parmi tant d’autres. Afin de faire le bon choix, il est utile de se poser les questions suivantes :

• L’outil s’intègre-t-il facilement dans votre SIRH ?
• Peut-il être personnalisé en fonction de l’évolution des besoins des différents services/employés de l’entreprise ?
• Est-il simple d’utilisation (tant pour les salariés que pour leurs managers) ?
• Permettra-t-il de faire gagner du temps aux RH ?
• Est-il sécurisé et conforme au RGPD ?
• Répond-il à tous les besoins (réservations de bureaux ou de salles de réunion, calendriers partagés d’organisation du travail, tableaux de bord avec données agrégées sur les usages du télétravail et occupations des bureaux) ?

N’hésitez pas à discuter avec vos services immobiliers, RH et informatiques pour obtenir leurs avis et leurs recommandations.

Découvrez plus de conseils dans notre article « Comment choisir une application de travail hybride? ».

Étape 3 : Définir et exercer une gestion efficace des équipes hybrides

Probablement l’étape la plus difficile mais la plus enrichissante.

Par rapport aux deux premières étapes qui sont plus ponctuelles, celle-ci doit être mise en place en continu, rendant sa réalisation difficile.

D’autant plus que le risque de surcharge et d’épuisement des managers augmente également avec le développement du travail hybride.

Les managers sont souvent obligés de redoubler de temps de coordination d’équipe et de suivis individuels pour parvenir à un équilibre entre les démarches administratives de l’accompagnement individuel et les besoins organisationnels des activités collaboratives.

Ils doivent constamment inciter les membres de leur équipe à se voir en présentiel afin de maintenir le lien social et cultiver l’intelligence collective, tout en leur laissant suffisamment d’espace et d’autonomie pour se sentir à l’aise et responsabilisés.

Les meilleures pratiques pour diriger une équipe hybride et éviter l’épuisement professionnel comportent les points suivants :

• Planifier au moins un jour par mois, lorsque toute l’équipe est sur place, pour organiser des activités d’échanges et d’engagements. Connaissez-vous le syndrome de la Zoom Fatigue ? Il fait référence à l’épuisement physique et mental résultant des réunions virtuelles constantes. Se voir en personne peut susciter des conversations spontanées, informelles et plus sincères entre collègues, révélant non seulement divers problèmes liés à leur travail, mais également des solutions rapides pour les résoudre. Par conséquent, la seule chose qui reste à faire pour le manager est de faciliter ces interactions, d’écouter et de prendre des notes.
• Être clair sur ce que vous attendez de vos équipes. Les outils numériques de l’étape 2, tels que Hubtobee FLEX, peuvent aider les managers à définir leurs attentes concernant la fréquence des journées de télétravail pour éviter les malentendus. Les applications de gestion des tâches, comme Trello, Asana ou Monday, peuvent aider à suivre les projets planifiés, réalisés, et les délais d’exécution.
• Tout mesurer pour pouvoir s’adapter en permanence. Les données sont la clé de votre succès. Surveillez quand et où votre équipe est la plus heureuse et la plus productive pour adapter vos pratiques de gestion et vos routines de travail hybrides afin d’obtenir les meilleurs résultats.

Étape 4 : Réaménager les bureaux pour mieux servir les équipes hybrides

La dernière étape d’une transition réussie vers un modèle de travail hybride est une gestion efficace de l’espace de travail.

Après avoir défini une Politique de télétravail, organisé la présence des équipes sur site et mis en place de meilleures pratiques de gestion hybride, le moment est venu pour les entreprises de repenser leurs espaces de bureau.

Si le bureau était, avant, simplement l’espace où le travail s’effectuait, quelle que soit sa forme, à présent, à l’ère du travail hybride, le bureau peut se vivre comme un hub social.

Les employés ne viennent plus au bureau pour envoyer des e-mails, mais pour rencontrer les autres. Il peut s’agir d’un collègue de leur équipe ou d’un autre département, de quelqu’un avec qui il aime aller à la salle de sport le midi ou de quelqu’un qui apporte toujours des biscuits faits-maison à la pause-café.

Le bureau est devenu un hub pour les rencontres planifiées ou spontanées, qui aident les employés à maintenir leurs liens sociaux et à cultiver des relations professionnelles positives.

Par conséquent, avec l’émergence d’organisations hybrides, les bureaux devraient être transformés en optimisant les postes de travail individuels et en ajoutant davantage d’espaces collaboratifs pour le travail d’équipe, la socialisation et les événements.

Les employées demandent également de plus en plus de diversité de styles d’aménagement au bureau. Déjà, il n’est plus étrange de voir des canapés confortables et des “coins café” à côté de bureaux individuels isolés et calmes.

De plus, les salles de réunion doivent s’adapter aux participants à la fois en présentiel et en visio : caméras, écrans et microphones deviennent indispensables dans un environnement de travail hybride.

Enfin, le bureau devient extrêmement connecté : de la réservation instantanée des espaces de travail et des salles de réunion directement depuis un smartphone jusqu’aux capteurs sous les bureaux, voire même à l’éclairage intelligent.

C’est la connectivité qui permettra aux responsables des ressources humaines et aux gestionnaires immobiliers de transformer le bureau en une excellente source de données sur la qualité de vie, la productivité et l’organisation des employés.

Il n’existe pas de manière standardisée de gérer et de réussir la transformation vers le travail hybride.

Cependant, en suivant les quatre étapes décrites ci-dessus, en se faisant assister par des logiciels spécialisés ainsi qu’en écoutant continuellement les retours des collaborateurs, les entreprises pourront trouver un modèle de travail hybride unique qui conviendra parfaitement à leurs besoins et produira des résultats positifs.